Направлення працівника у відрядження на особистому автомобілі чинним законодавством взагалі не передбачено. Якщо ж така ситуація трапляється, то немає підстав для відшкодування пального.

Тому потрібно документально оформити відрядження працівника на власному автомобілі:

1. укласти договір оренди автомобіля на строк відрядження;


2. виплатити працівнику компенсацію за використання його автомобіля зі службовою метою (ст. 125 КЗпП);


3. укласти договір позички. За договором позички одна сторона (позичкодавець) безплатно передає або зобов’язується передати другій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку (ст. 827 ЦКУ).

Відповідно до пп. «г» пп. 164.2.17 ПКУ суми грошового відшкодування будь-яких витрат платника податків є його доходом, тому обкладаються ПДФО і ВЗ як додаткове благо. Якщо в даному випадку працівник поїхав у відрядження на особистому легковому автомобілі, а жодного договору з ним не укладено.

Керівник може самостійно прийняти рішення та компенсувати працівнику понесені витрати на пальне, але це вже буде додатковим благом такого працівника, з якого слід утримати ПДФО. А оскільки додаткове благо надається у негрошовій формі, сума ПДФО обчислюється з застосуванням натурального коефіцієнта (пп. 164.5 ПКУ, пп. 164.2.17 ПКУ). Також, із суми компенсації слід утримати ВЗ, але вже без застосуванням натурального коефіцієнта. У Додатку 4ДФ єдиної звітності така виплата відобразиться за ознакою «126».

ЄСВ на суму відшкодування не нараховується (п. 3.22 Інструкції №5).

Це додаткове благо списується в бухобліку до складу інших операційних витрат: Дт 949 Кт 663.

Головною умовою для компенсації пального є підтвердні документи на придбання пального, у підприємства вони є і це чеки з заправки в оригіналі, за потреби працівник може подати авансовий звіт.

В бухобліку таке пальне не відображається, тобто пальне не прибуткується на рах. 203 і відповідно не списується на відрядження. Оскільки його вартість компенсована працівнику, то на витрати списується саме ця компенсація.

Якщо ж з працівником було оформлено договір про використання автомобіля (оренда, позичка) або видано наказ про компенсацію працівнику використання його автомобіля для службових цілей, тоді пальне списується за загальними правилами обліку витрат на відрядження:

• Дт 203 Кт 372 – придбання пального на підставі чеків з АЗС;


• Дт 23, 91 – 94 Кт 203 – використання пального у відрядженні на підставі шляхового листа автомобіля. Можливість складання шляхового листа виникає саме на підставі документа про використання автомобіля для службових цілей – договір оренди, позички, наказ керівники про компенсацію використання автомобіля працівника.

У такому разі орендна плата (ознака доходу 127) або сума компенсації зносу автомобіля (ознака доходу 126) будуть грошовим оподатковуваним доходом працівника, з якого потрібно було б утримати ПДФО та ВЗ.

Відшкодування витрат на пальне буде звичайним відшкодуванням витрат на відрядження без оподаткування – Дт 372 Кт 311, 301.

Раді допомогти, звертайтесь ще!