Ні, так краще не робити

Купівля товарів за готівку в закордонному відрядженні, по факту, це поточна торговельна операція за ЗЕД-договором. А розрахунки за такими операціями повинні проводитися тільки через банки (п. 16 Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затвердженого постановою НБУ № 5 від 02.01.2019 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0005500-19#Text ).

Отже, працівник не може під час відрядження за кордоном купувати ТМЦ для підприємства за готівку. Винятком, є тільки оплата експлуатаційних витрат з обслуговування транспорту за кордоном у рамках виконання експортного ЗЕД-контракту (п. 43 Положення про здійснення операцій із валютними цінностями, затвердженого постановою НБУ № 2 від 02.01.2019 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0002500-19#Text , п. 16 Положення про заходи захисту та визначення порядку здійснення окремих операцій в іноземній валюті, затвердженого постановою НБУ № 5 від 02.01.2019 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0005500-19#Text ).

Можливо проводити розрахунок платіжною карткою. Але НБУ прописав зазначену норму тільки для корпоративних платіжних карток. Для оплати ТМЦ за кордоном застосовувати безготівковий розрахунок з використанням корпоративної платіжної за одним зовнішньоекономічним договором (контрактом) в один операційний день, операція за яким не перевищує незначного розміру (тобто еквіваленту 400 тис. грн.) (п.109 Положення № 5).

Як варіант, працівник купує за кордоном безперебійник самостійно і продає його підприємству по поверненні із відрядження. Так, буде ПДФО/ВЗ.

Раді допомогти, звертайтесь ще!