Заголовок тимчасово відсутній

Виходимо з того, що автомобіль підприємства використовується виключно для його господарських цілей. Виконувач обов’язків директора (засновник), заправляючи авто власними коштами у зв’язку з виробничою необхідністю, діє в інтересах підприємства, а не з особистих мотивів. Отже, витрати на паливо повинні бути компенсовані йому підприємством.

Регулювання авансового звіту
Відповідно до пункту 170.9.4 Податкового кодексу України (ПКУ), обов’язкове складання авансового звіту необхідне лише у визначених випадках:

Якщо витрачено готівку понад встановлені норми добових;
Якщо виникає оподатковуваний дохід.
У вашій ситуації працівник (виконувач обов’язків директора) не отримував авансу, а оплатив паливо власними грошима. Це означає, що потреби складати авансовий звіт саме за вимогами ПКУ немає. Проте підприємство має підтвердити правомірність компенсації витрат відповідними документами. Законодавство дозволяє використовувати будь-який зручний для підприємства внутрішній документ (службову записку, довільний звіт про витрати), який разом із фіскальними чеками слугуватиме підставою для відшкодування коштів.

Документальне підтвердження
Для належного оформлення операції рекомендується мати:

Фіскальні чеки на придбане паливо (за потреби — банківську виписку, якщо оплата проводилася карткою).
Службову записку чи довільний внутрішній звіт про витрати, у якому працівник зазначає причину заправки власним коштом (виробнича необхідність).
Бухгалтерську довідку, складену бухгалтером, у якій відображаються бухгалтерські проведення.
Наказ керівника про відшкодування працівникові витрачених коштів (за потреби, якщо це прийнято корпоративною політикою).
Платіжну інструкцію (платіжне доручення) про повернення коштів працівнику.
Бухгалтерський облік
При заправці власними коштами працівник фактично «кредитує» підприємство. Надходження палива слід відобразити як придбання товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ). Паливо, призначене для автомобіля, що використовується в адміністративній діяльності, зазвичай обліковується у складі запасів (рахунок 203 "Паливо").

Приклад проведень:
Оприбуткування пального (на підставі фіскальних чеків):
Дт 203 "Паливо" Кт 3721 "Розрахунки з підзвітними особами"
Це відображає заборгованість підприємства перед працівником, який витратив власні кошти.

ПДВ, якщо він не включається до вартості запасів (припустимо, якщо паливо придбане для операцій, що не оподатковуються ПДВ, або є інші причини), може бути відображено як невідшкодовуваний податок:
Дт 949 "Інші витрати операційної діяльності" Кт 3721

Проте зазвичай паливо обкладається ПДВ, який можна віднести до податкового кредиту (за наявності відповідної податкової накладної від постачальника пального).

Після цього працівникові компенсуються грошові кошти:
Дт 3721 Кт 311 — повернення витрачених коштів на поточний рахунок працівника.

У програмі придбання пального за готівку працівника можна оформити через документи введення ТМЦ в облік із зазначенням постачальника як «Підзвітна особа» або застосувати окремий механізм обліку підзвітних сум — тобто через документ «Авансовий звіт». Потім бухгалтер формує бухгалтерську довідку або «Акт» (у разі потреби) та відображає кореспонденцію рахунків.

Отже, або створюємо документ «Оприбуткування ТМЦ» з контрагентом типу «Підзвітна особа» (якщо дозволяє конфігурація).

Або створюємо документ «Авансовий звіт», в якому в графі «Товари» зазначаємо пальне. Оскільки податкової накладної, напевно, не отримано, у документі «Авансовий звіт» слід у графі «Рахунок ПДВ» поставити рахунок витрат, зазвичай 949.

Раді допомогти, звертайтесь ще!