Заголовок тимчасово відсутній

Конкретної відповідальності за це немає, але можуть виникнути податкові наслідки, якщо не буде своєчасно подано авансовий звіт і не повернуто надмірно витрачені кошти.
Авансовий звіт за встановленою формою потрібний лише в окремих випадках, визначених п. 170.9.4 ПКУ -лише у разі виникнення оподатковуваного доходу (визначається за пп. 170.9.1 ПК) або в випадку використання готівки понад суму добових (у т.ч. й отриману з застосуванням банківських карток чи інших платіжних інструментів.

Повернення коштів має бути здійснено до кінця місяця , наступного за місяцем повернення з відрідження або закінчення ціивільно-праовох діїї. Але, якщо відрідження не відбуловся або дія не відбулася, тобто звіт пустий, виникає невизначеність - коли мають бути повернуті кошти (адже тут діють одночасно Положення 148 та пункт 170.9.3 ПКУ). на цей випадок є роз'яснення

податкової служби в ЗІР (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40944), якщо відрядження скасовано, невикористані кошти повинні бути повернені протягом трьох банківських днів з моменту ухвалення рішення про скасування.

А якщо кошти отримано на господарські потреби, повернення здійснюється до кінця другого банківського дня (це п.19 Положення 148). У цих випадках подання авансового звіту за встановленою формою є обов’язковим.

Отже, у ситуації, коли директор отримує готівку через карту «ключ до рахунку» для господарських потреб і одразу повертає невикористані кошти в касу підприємства, потрібен авансовий звіт за встановленою формою.

Щодо витрат, які працівник здійснює власними коштами (без отримання авансу), терміни звітування не встановлені, а авансовий звіт за формою не вимагається (п. 170.9.4 ПКУ). Достатньо подати документи (чеки, накладні) для підтвердження таких витрат, і це може бути зроблено в будь-який момент до закінчення строку позовної давності. У таких випадках можна подавати звіт у довільній формі або оформлювати витрати у вигляді службової записки.

Але виникають складнощі у наскрізному веденні розрахунків із підзвітною особою, оскільки витрати, здійснені директором за рахунок власних коштів, можуть бути оформлені в інший час, без прив'язки до отримання авансу.

Для уникнення невзиначеності можливо було б підприємству розпорядчими документами встановити окремий облік підзвітних сум: однією групою вести розрахунки за коштами, отриманими з картки «ключ», з оформленням авансових звітів за встановленою формою, а іншою — витрати, здійснені за власні кошти, які підтверджуються документами у довільній формі. Наприклад, вести по окремих субрахунках. Це дозволить коректно відображати залишки боргу та уникнути непорозумінь у бухгалтерському обліку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!