Поїздка непрацівника підприємства не може вважатися службовим відрядженням, тому складати наказ (розпорядження) в такому випадку недоречно.

Як варіант, можна з дружиною оформити договір ЦПД та компенсувати витрати в складі винагороди, що виплачується за умовами ЦПД.

Підприємство буде в такому разі податковим агентом. Тобто має утримати ПДФО 18% (п. 164.6 ПКУ, ВЗ 5% та нарахувати ЄСВ за ставкою 22% (ч. 5 ст. 8 Закону України від 08.07.2010 № 2464-V).

Також, можна видати працівнику нецільову благодійну допомогу.

Без сплати податків можна виплатити нецільову благодійну допомогу в розмірі 4240 грн. (пп.170.7.3ПКУ). Відповідно, ця сума не оподатковується ПДФО/ВЗ.

Підстава: заява працівника + наказ по підприємству.
Дт 949 Кт 663 – нарахування нецільової благодійної допомоги.

Зразки документів:
Заява про надання нецільової благодійної допомоги
Наказ про надання нецільової благодійної допомоги

Якщо нецільова благодійна допомога перевищить 4240,00 грн., то буде оподаткування ПДФО 18% та ВЗ - 5%.

В 4ДФ оподатковувану та неоподатковувану допомогу відображаємо з ознакою доходу «169». https://zak.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/749943.html

Вся сума нецільової благодійної допомоги не є базою нарахування ЄСВ (https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=28639). Оскільки дана виплата не належить до основної, додаткової заробітної плати та інших заохочувальних, компенсаційних виплат, і відповідно до п. 3.31 розд. 3 Інструкції № 5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0114-04#o21) не включається до фонду оплати праці.

Раді допомогти, звертайтесь ще!