Заголовок тимчасово відсутній

Відповідно до вимог ЦКУ (ст. 207) правочин, який вчиняє юридична особа, підписується особами, уповноваженими на це її установчими документами, довіреністю, законом або іншими актами цивільного законодавства. Тобто підписувати документи, повинна особа, яка має право діяти від імені підприємства і саме її підпис має стояти на первинних документах.

Сертифікат електронного ключа дозволяє чітко ідентифікувати, належить ключ фізичній чи юридичній особі (представнику юридичної особи). Електронні підписи посадових осіб або інших працівників юридичної особи обов’язково містять інформацію про юридичну особу. А надавачі електронних послуг, перед тим як надати ключі електронного підпису посадовим особам або працівникам юридичної особи, обов’язково перевіряють повноваження цих осіб діяти від імені підприємства (ст. 22, 23 Закону про електронні довірчі послуги).

Обов’язковим реквізитом первинного документа є (ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік, п. 2.4 Положення № 88) «особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції».

Цими ж нормативними документами встановлено, що електронні документи мають відповідати вимогам Закону про електронні документи. Останній, у свою чергу, говорить, що вимоги до електронного підпису встановлюються Законом про електронні довірчі послуги.

Наразі первинні документи не є підтвердженням здійснення господарської операції (див. визначення первинного документа в ст. 1 Закону про бухоблік). Тобто самі по собі недоліки в їх оформленні не є свідченням того, що господарської операції не було.

Якщо в цілому цей документ дозволяє ідентифікувати операцію, він підписаний іншою стороною (а значить, контрагент підтверджує факт здійснення операції), а також іншими первинними документами або даними обліку можна довести, що операція була — то не визнати таку господарську операцію немає підстав.

Для уникнення будь-яких непорозумінь, варто формально виправити ім'я посадової особи, яке відображається під ЕЦП у документах, що надсилаються через електронні системи, такі як Медок. Це допоможе забезпечити відповідність документів дійсним обставинам вашої організації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!