Компенсація витрат на харчування співробітників та гостей можна на підставі наданих первинних документів, наданих при звітуванні по відрядженню.

Відповідно до пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не оподатковуються витрати на харчування відрядженим у складі добових або якщо такі включені до складу рахунку готелю. Отже компенсація фуршету відряджених співробітників без податків може бути коштом добових або якщо це міститься в рахунку готелю.

Але в запитанні мова і про гостей (нових клієнтів). І це наштовхує на думку, що мова про представницькі витрати. Якщо так, і у відрядженні працівники проводять зустріч із новими клієнтами, то маєте оформити проведення представницького заходу:

-наказ про проведення заходу і відрядженні та відповідальну особу за його проведення; в наказі обов’язково прописуєте про рекламну спрямованість заходу, це важливо для оподаткування;

- список запрошених та план заходу;

- первинні документи по проведенню фуршету;

- звітування відповідальної особи за проведення заходу (не авансовий звіт);

- авансовий звіт відповідальної зам відрядження та проведення заходу особи із наданням первинних документів. Тут все за пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965

Після затвердження звіту керівником проводите компенсацію понесених витрат.

Раді допомогти, звертайтесь ще!