Заголовок тимчасово відсутній

Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого
самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України
від 18.06.2015 №1000/5 (далі – Правила № 1000/5) – встановлюють порядок розроблення, підписання та
запровадження номенклатури справ.

Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого
самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом
Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, (далі – Перелік № 578/5) – встановлює заголовки справ, в
які групуються документи та строки їхнього зберігання
Ці нормативно-правові акти є обов'язковими для виконання усіма юридичними особами.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ – це обов’язковий для кожного підприємства систематизований перелік назв справ, що формуються в його діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ,є основою для складання описів справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, зокрема з кадрових питань, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.

Щорічно (в кінці кожного діловодного року) зведена номенклатура справ підприємства і номенклатури справ
його структурних підрозділів, зокрема номенклатура справ відділу кадрів, переглядаються і уточнюються

Номенклатуру справ відділу кадрів розробляє:

На великому підприємстві – особа, відповідальна за організацію діловодства у відділі кадрів.
На середньому підприємстві – керівник відділу кадрів.
На малому підприємстві – особа, відповідальна за організацію кадрового діловодства на підприємстві.

НАКАЗ Про призначення відповідальної особи, щодо розроблення номенклатури справ

Відповідно до Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5 та для якісного ведення діловодства,

НАКАЗУЮ:
1. НАЗАРЕНКО Ольгу Сергіївну, діловода, призначити відповідальною особою щодо розроблення номенклатури справ ТОВ «Вікторія».
2. Діловоду Ользі Назаренко:
1) розробити номенклатуру справ до 08 листопада 2024 р.;
2) погодити з експертною комісією ТОВ «Вікторія» до 08 листопада 2024 р.
3. Подати директору на затвердження номенклатуру справ до 13 листопада 2024 р.
4. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Структурний принцип використовується в разі чітко встановленої структури підприємства. Розділами в такій
номенклатурі справ є найменування структурних підрозділів:
01 — відділ діловодства,
02 — організаційний відділ,
03 — планово-економічний відділ,
04 — відділ бухгалтерського обліку та звітності,
05 — відділ кадрів
і так далі відповідно до встановленої структури.

Уніфікована форма номенклатури справ структурного підрозділу встановлена Правилами № 1000/5 і наведена у Додатку 11 до цих Правил

Уніфікована форма номенклатури справ підприємства встановлена Правилами № 1000/5 і наведена у Додатку 10
до цих Правил

Функціональний принцип використовується на безструктурному підприємстві. Розділи та підрозділи номенклатури справ, побудованої за таким принципом, відображають функції та напрями його діяльності і розміщуються у номенклатурі за ступенями їх важливості:
01 — керівництво,
02 — планування та прогнозування діяльності,
03 — бухгалтерський облік і звітність,
04 — робота з кадрами,
05 — господарська діяльність …

Номенклатура справ відділу кадрів після її розроблення обов'язково увійде окремим розділом до зведеної
номенклатури справ підприємства і набере чинності з 1 січня 2025 р.Вимоги до оформлення зведеної номенклатури справ і номенклатури справ структурного підрозділу варто прописати в Інструкції з діловодства на підприємстві, керуючись Правилами № 1000/5.

Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється не пізніше 15 листопада поточного року посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, а зведена номенклатура справ усього підприємства не пізніше грудня поточного року уточнюється, передруковується, затверджується керівником підприємства та вводиться в дію з 1 січня наступного календарного року.

Згідно з вимогами Правил № 1000/5 Наприкінці року номенклатури справ структурних підрозділів
та номенклатура справ підприємства закриваються підсумковими записами про фактичну наявність заведених за
рік справ. Підсумкові записи номенклатур справ структурних підрозділів підписують відповідальні особи згідно з
інструкцією з діловодства підприємства, а підсумковий запис зведеної номенклатури справ - керівник служби діловодства та повідомляють керівника архіву підприємства (особу, відповідальну за архів на підприємстві)

Заповнення підсумкового запису у номенклатурі справ структурного підрозділу форма встановлена
Правилами № 1000/5 і наведена у Продовженні додатку 11 до цих Правил

Алгоритм розроблення Номенклатури справ

ЕТАП 1 Вивчення загальнодержавних нормативно-правових актів з питань організації діловодства, зокрема змісту Переліку № 578/5 та змін до нього, відповідних галузевих переліків зі строками документів, а також складу і змісту документаційного фонду безпосередньо Вашого підприємства

ЕТАП 2 Розроблення проєкту Номенклатури справ службою діловодства за участю працівника архівного підрозділу Вашого підприємства

ЕТАП 3 Погодження змісту розділів Номенклатури справ з відповідними структурними підрозділами підприємства та доопрацювання проєкту за наявності отриманих зауважень і пропозицій

ЕТАП 4 Підписання остаточного варіанту номенклатури справ керівником служби діловодства (або особою, відповідальною за діловодство) та завідувачем архіву (або особою, відповідальною за архів підприємства)

ЕТАП 5 Схвалення на засіданні Експертної комісії (далі – ЕК) підприємства

ЕТАП 6 Погодження з Експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) державного архіву (для підприємств – фондоутворювачів НАФ) або ЕК органу вищого рівня

ЕТАП 7 Затвердження керівником підприємства шляхом проставлення відповідного «Грифу затвердження»

ЕТАП 8 Набрання чинності з 1 січня кожного нового діловодного року

ЕТАП 9 Доведення до відома структурних підрозділів підприємства

ЕТАП 10 Закриття Номенклатури справ наприкінці діловодного року шляхом заповнення підсумкового запису

Номенклатура справ – 2025: встигнути до 15 листопада та алгоритм дій, зразки https://7eminar.ua/events/4378/9974

Раді допомогти, звертайтесь ще!