Розглянемо Ваші питання:

1) Основним обов'язковим документом, який потрібно складати відповідно до вимог п. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) є наказ (розпорядження) про відрядження. На підставі цього розпорядчого документу й відбувається службова поїздка.

У наказі про відрядження зазначають:

- ПІБ і посаду відрядженого працівника;
- пункт призначення (місто, область);
- мету відрядження;
- назву підприємства, на яке відряджається працівник;
- строк відрядження;
- розмір добових;
- інші умови відрядження залежно від конкретної ситуації.

Наказ доводять до відома працівника під підпис, крім того, доцільно видати екземпляр такого наказу працівнику, що відряджається, він може стати у пригоді, наприклад, для звільнення відрядженого від сплати туристичного збору ( п. 268.2.2. ПКУ).

2) Подавати Звіт про використання коштів виданих на відрядження не обов'язково, якщо подали підтвердні документи (ст. 170.9.4 ПКУ). Авансовий звіт складається лише в разі:

а) наявності оподатковуваного доходу;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів);

Однак, доцільніше, все ж таки авансовий звіт складати, адже він потрібний для:
- контролю за підзвітними сумами;

- компенсації понесених витрат (якщо авансу на відрядження взагалі не було);

- систематизації та опису документів;

- обґрунтування дати податкового кредиту з ПДВ по фіскальним чекам та іншим документам, коли не треба податкової накладної. Раніше податківці неодноразово звертали увагу, що податковий кредит з ПДВ по документам, які дають на нього право без податкової накладної, виникає не по даті підтвердних документів, а по даті складання авансового звіту (роз’яснення ДПС 101.13 ЗІР - https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=40071 ).

Строк подачі авансового звіту – це місяць, який наступний за місяцем, у якому працівник завершує:

- відрядження;
- виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, яка видала кошти або електронні гроші під звіт. (п.170.9.3 ПКУ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!