Відшкодування понесених витрат проводиться за наслідками звітування

Розрахунки типу «один за всіх» особистими коштами є вкрай не бажаним для оподаткування. Це корпоративною краткою без проблем. Тому доцільно уповноважити працівника придбати квитки та забронювати готель окремим наказом. Саме так можна підтвердити, чому він оплачував за двох і у другого працівник не буде оподаткування.

Далі, треба оцінювати часовий відрізок. Якщо оплати проведені зазделегідь до відрядження, то доцільно за це прозвітувати окремим звітом. В такому разі роботодавець буде обом працівникам видавати квитки як підзвіт. І кожний буде звітувати за своє.

Але скоріш за все цього часового відрізку не має. Тому за дорученням роботодавця один із працівників буде звітувати за квитки та проживання обох відряджених. Другий – тільки за добові.

Перший до звіту докладає: квитки із ПІБ відряджених; рахунок готелю із зазначенням ПІД відряджених; розрахунковий документ на оплату проживання та проїзд (крім ж/д квитків, вони є розрахунковим документом). Якщо оплата проводилась платіжною карткою, то обов’язково докладає до звіту виписку або витяг з карткового рахунку.

Відповідно, першому працівнику відшкодовуються витрати за всі придбання (за наявності підтвердних документів), другому – добові.

Взагалі, таких оплати краще уникати. При найми, ми не маємо позиції ДПС з цього питання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!