Розглянемо окремо Ваші питання:

Якщо директор їздить на власному автомобілі, і відсутній договір оренди, відшкодування вартості пального буде вважатися додатковим благом за пп. «г» п.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3627. Відповідно вартість компенсації оподатковується ПДФО та ВЗ.

Якщо директор їздить на службовому автомобілі і придбане пальне приходується та списується, оподаткування можна уникнути.

ДПС роз’яснює «Якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат» https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/764601.html.

Отже, щоб не виникало оподаткування, потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію в розділ «права та обов’язки» окремий пункт: В разі виробничої необхідності здійснює придбання послуг та матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, господарських товарів, канцтоварів, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства".

Таку поїздку не можна вважати відрядженням в розумінні Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої Наказом МФУ від 13.03.1998 року N 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text .За визначенням відрядження — це поїздка працівника за розпорядженням роботодавця на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи працівника. Поїздка керівника до складу – це робоча поїздка в межах виконання посадових повноважень.

Раді допомогти, звертайтесь ще!