Заголовок тимчасово відсутній

Компенсація, яку виплачує юридична особа найманому працівнику за використання ним під час службових обов'язків власного автомобіля, який не перебуває в оренді у юридичної особи, може здійснюватися за рішенням керівника підприємства та буде вважатися додатковим благом найманого працівника. Роботодавець як податковий агент, який нараховує (виплачує, надає) оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов'язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок. Якщо ви бажаєте уникнути додаткового блага, то у такому випадку, щоб придбання ПММ пов’язувалося з виконанням працівником своїх трудових функцій необхідне існування наказу роботодавця на придбання пального працівником. Навіть якщо є договір на користування підприємством автівкою працівника. Інакше просто буде неможливо довести, що таке придбання не було зроблене працівником з власної ініціативи. Тобто, оподатковувати доведеться завжди у наступних ситуаціях:
1. працівник використав власний автомобіль для потреба підприємства, але ніяких договорів по використанню цього автомобіля укладено не було;
2. працівник використав автомобіль для потреб підприємства, по якому був укладений певний договір по використанню, але працівник не отримував ніякого наказу на придбання такого пального;
3. понаднормове витрачання пального незалежно від ситуації.
На автівку завжди має бути договір з працівником по її користуванню. Його наявність доводить зв’язок господарською діяльністю. У Вашому випадку це договор про компенсацію використання власної автівки працівника + наказ про використання автомобіля працівника. Інколи такий договір ще називають договором про компенсацію зносу/амортизації автомобіля. Вказувати у договорі компенсації амортизації, що оплата по ньому є одночасно й компенсацією ПММ – не можна. Така ситуація може бути розцінена податківцями як продаж ПММ і підпадає під оподаткування акцизним податком. Розмір і порядок виплати компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником.
Тобто, компенсація витрат за користування автомобілем працівника в господарській діяльності підприємства нараховується лише за час використання такого авто в межах робочого часу, а весь інший час працівник використовує своє авто на власний розсуд. А витрати, пов’язані з експлуатацією авто працівника в своїй діяльності, підприємство компенсує в розмірі, визначеному за домовленістю з працівником. Законодавство не обмежує розмір такої компенсації. Тобто її сума може бути будь-якою (залежно від домовленості сторін).

Відповідно до ст. 125 КЗпП, працівники, які використовують свої інструменти для потреб підприємства, установи, організації, мають право на одержання компенсації за їх зношування (амортизацію). Розмір і порядок виплати цієї компенсації, якщо вони не встановлені в централізованому порядку, визначаються власником або уповноваженим ним органом за погодженням з працівником. Щоб оформити компенсацію, працівникові досить подати заяву з проханням дозволити використовувати власний автомобіль під час виконання трудових обов’язків, а керівнику – видати відповідний наказ про компенсацію. Компенсація (плата) за використання авто – це абсолютно самостійний платіж, що фіксується в договорі і не містить в собі компенсації експлуатаційних витрат щодо автомобіля, у тому числі на пальне. Це є платою лише за використання самого авто.
Щоб підприємство відшкодувало працівникові витрати на придбання ПММ для власного автомобіля, мають бути дотримані всі норми оформлення документів. Для списання фактично використаних ПММ слід використовувати подорожній лист. Саме цей документ містить дані про фактичний пробіг автомобіля, фактичні витрати ПММ, а також підтверджує виробничий характер маршруту прямування транспорту. І хоча на сьогодні наявність подорожнього листа у водія не є обов’язковою, для коректного відображення господарських операцій в обліку, для контролю роботи водія та витрат пального без такого документа важко обійтися. Працівник повинен надати підтвердні документи (оригінали!) для компенсації витрат, зокрема чеки з АЗС. Важливо, щоб чеки з АЗС були з пунктів проходження по маршруту відрядження – збігатися з маршрутом подорожнього листа. Інакше це викличе питання в контролерів.

Раді допомогти, звертайтесь ще!