Перелік витрат, які можна відшкодувати працівнику без оподаткування наведено у пп. "а" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965:

• на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті),


• оплата вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни),


• найм інших жилих приміщень,


• оплата телефонних розмов,


• оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування,
  інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Витрати відшкодовуються за наявності підтвердних документів. До підтвердних документів належать:

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;


• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

У разі якщо під час відрядження для проведення розрахунків працівник використав карту, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком (п.170.9.2 ПКУ).

За бухгалтерськими правилами валютні витрати відображаються в обліку за курсом НБУ на дату видачі авансу або на дату затвердження витрат на відрядження (п. 5, 6 НП(С)БО 21).

Якщо аванс на відрядження видавався в гривні або аванс не видавався, підприємство отримає можливість відобразити в обліку понесені працівником валютні витрати лише на дату затвердження авансового звіту. Тому й суму витрат у відрядженні потрібно перераховувати за курсом НБУ відповідної валюти, що діяв саме на цю дату.

Якщо виданий аванс в іноземній валюті в виплати у валюті переводять в гривні за курсом НБУ на дату видачі авансу.

Якщо розрахунки проводяться в іноземній валюті, то і суми в авансовому звіті вказуються у іноземній валюті, а через дріб їх еквівалент у гривнях.

Якщо у закордонному відрядженні використовувалися грошові кошти у декількох валютах (наприклад, у євро та доларах), то такі операції відображають окремо за кожною валютою. Якщо аванс отримують у гривні то і витрати фіксують окремо у гривнях.

Про це детально в нашому відео https://7eminar.ua/events/3464/7288

Раді допомогти, звертайтесь ще!