Термін звітування по відрядженню роботодавець встановлює самостійно на локальному рівні.

Граничний термін звітування (для ПДФО/ВЗ) визначений у пп. 170.9.3 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 - до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податку завершує таке відрядження.

Важливо розуміти, чи є ваше підприємство чи організація бюджетним (підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів). Тут трошки інша ситуація.

На такі підприємства та установи поширюється дія Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом МФУ від 13.03.1998 № 59 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0218-98#Text

Відповідно до п. 17 розд. ІІІ Інструкції № 59 17. після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи, подати звіт про використання коштів, виданих на відрядження. Сума надміру витрачених коштів (залишку коштів понад суму, витрачену згідно із звітом про використання коштів, виданих на відрядження) підлягає поверненню працівником (у грошових одиницях, у яких було надано аванс) на відповідний рахунок підприємства, що їх надало, у встановленому законодавством порядку, а у разі отримання авансу готівкою сума надміру витрачених коштів підлягає поверненню працівником до каси відповідного державного органу, військового формування, відповідної установи чи організації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!