Так, компенсувати вартість витрат можна. За певних умов оподаткування не буде.

Згідно з пп. "б" пп. 170.9.1 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не оподатковується сума, надана під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала. Оскільки працівнику кошти під звіт не видавались, у разі здійснення компенсації таких витрат це буде не додатковим благом працівника з оподаткуванням 18% ПДФО та 1,5% ВЗ.

ДПС роз’яснює «Якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат» https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/764601.html.

Отже, щоб не виникало додаткове благо потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію в розділ «права та обов’язки» окремий пункт:

В разі виробничої необхідності здійснює придбання матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, запчастин, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства. В такому разі таке придбання буде вважатися пов’язаним з трудовою функцією працівника.

Якщо придбання разове, вважаю. що можна обмежитися наказом, в якому доручаєте працівнику здійснити придбання тієї чи іншої речі або послуги.

Щоб не виникало оподаткування, вартість витрат потрібго засвідчувати випискою (п.170.9.2 ПКУ).

Раді допомогти, звертайтесь ще!