Потрібно скласти наказ про відрядження із зазначенням місця та тривалості відрядження, маршруту, підстави.

Якщо у підприємства немає затвердженого Положення про відрядження із зазначенням суми добових, то таку суму слід зазначити в наказі.

Фактичну кількість днів перебування у відрядженні визначають згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні.

Перелік таких підтвердних документів наведений у пп. 170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17):

• транспортні квитки або транспортні рахунки та багажні квитанції (у тому числі електронні квитки);


• документи, отримані від осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, страхові поліси;


• документи (виписки та/або відомості з рахунку), що містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти;


• документи, що підтверджують виконання операції з використанням платіжних інструментів;


• інші документи, що засвідчують вартість витрат.

Коли працівник повернеться з відрядження він повинен відзвітуватись про витрати, які поніс у відрядженні. Для відшкодування витрат за готівку, працівник повинен надати оригінали розрахунових документів: квитанцію касового ордера або касовий (фіскальний) чек залежно від того, через касу чи через РРО відбувалися розрахунки. Якщо розрахунок був безготівковим, то потрібно прикласти також виписку з банківського рахунку.

В програмі за допомогою функції «Авансовий звіт (створення)» будуть проводки: Дт 92, 91 Кт 372, видача коштів Дт 372 Кт 301 (311).

Зразки:

Наказ про службове відрядження

Положення про відрядження

Додатково, як оформити відрядження у відео: https://7eminar.ua/events/3899/8602

Раді допомогти, звертайтесь ще!