Так, це правомірно.

В такому випадку працівник, коли проводить оплату за іншого працівника, виконує доручення підприємства.

Відповідно двз о пп. «б» пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 оподатковуються ПДФО та ВЗ кошти, отримані фізособою під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, у сумі, що перевищує суму фактичних витрат на виконання таких дій. Тобто фактичні витрати слід підтвердити і зробити це слід документально.

Вважаємо, що для належного документального оформлення потрібно видати наказ (або розпорядження), яким уповноважити конкретного працівника оплатити вартість проживання для іншого працівника підприємства, який також вирушає у відрядження. У наказі обов’язково вказати список таких працівників.

Авансовий Звіт. Працівник після оплати проживання повинен скласти авансовий звіт. До авансового звіту необхідно додати оригінали документів на проживання, отримані від готелю, а також список працівників, для яких було оплачене проживання.

Раді допомогти, звертайтесь ще!