Так, витрати на пальне можна відшкодувати.

Це не заборонено, але у працівника буде додаткове благо з обкладанням ПДФО 18% (з натуральним коефіцієнтом) та ВЗ (без коефіціенту) відповідно до пп.164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17. Адже відокремити використання авто в госпдіяльності та особистих потребах неможливо.

ЗІР (103.02, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/ ):

"Чи підлягає оподаткуванню ПДФО компенсація працівникам вартості ПММ, витрачених в межах господарської діяльності СГ, у разі використання працівниками власних транспортних засобів?

Відповідь: Якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо."

Якщо користування авто належним чином не оформлене, то при перевірці контролери можуть оскаржити суму такої компенсації у складі витрат підприємства (як такі що не пов’язані з господарською діяльністю) і донарахувати податок на прибуток і штраф за ст.123 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2416).

Тому використання власного авто працівника у господарській діяльності оформляють за заявою працівника + наказ про використання авто. При такому варіанті власник авто (працівник) несе відповідальність за його експлуатацію. Підприємству транспортний засіб не передається. В наказі про відрядження зазначаєте, що відрядження на авто працівника, маршрут, окремим пунктом – марка, номерний знак.

Після повернення із відрядження працівник звітує про понесені витрати, в т.ч. за придбане пальне.

Для відшкодування пального, придбаного за готівку, працівник повинен надати оригінали розрахунових документів: квитанцію касового ордера або касовий (фіскальний) чек залежно від того, через касу чи через РРО відбувалися розрахунки. Якщо розрахунок був безготівковим, то потрібно прикласти також виписку з банківського рахунку.

Раді допомогти, звертайтесь ще!