Заголовок тимчасово відсутній

Робота на "0,4 ставки" у розумінні трудового законодавства - це неповний робочий час (ст. 56 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n373).
У заяві та наказі про встановлення неповного робочого часу правильно визначати не кількість одиниць, а режим роботи неповного робочого часу згідно зі ст. 56 КЗпП.
Формулювання при цьому може бути, наприклад, таким:
"Установити неповний робочий час у вигляді неповного робочого дня тривалістю 3 години 12 хвилин з 10-00 до 13-12 з понеділка по п’ятницю з оплатою праці за фактично відпрацьований час."
Такий графік неповного робочого часу відповідає 0,4 ставки.
Процедура встановлення неповного робочого часу може бути:

- за заявою працівника і наказом;

- за наказом як зміна істотних умов праці з ознайомленням працівника. У період до та після воєнного стану про таку зміну працівники мають бути попереджені за 2 місяці до введення змін. Під час воєнного стану - не пізніше ніж напередодні згідно зі ст. 3 Закону № 2136 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2136-20#n12).

У обох випадках це можна зробити під час відпустки без збереження зарплати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!