Заголовок тимчасово відсутній

Після закінчення відрядження або виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням роботодавця працівник зобов’язаний відзвітувати про використані ним кошти. Не у всіх випадках відряджена/підзвітна особа зобов’язана подавати Звіт про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт.

Зауважимо, що п. 170.9 ПКУ розмежовує документальне підтвердження витрат, пов’язаних з відрядженням, і складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт. Авансовий звіт подається не завжди, а ось підтвердні документи треба надати в будь-якому разі.

Авансовий звіт обов’язково складається і подається у двох таких випадках:

1) при виникненні оподатковуваного доходу за п.п. 170.9.1 ПКУ (з метою розрахунку суми податку);

2) використання відрядженим готівки понад суму добових (у тому числі готівки, отриманої із застосуванням платіжних інструментів)

Авансовий звіт не складається і не подається — якщо підзвітна особа (працівник, що відряджається) застосовувала корпоративні або особисті платіжні інструменти (чи їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових і за відсутності оподатковуваного доходу

Але навіть якщо авансовий звіт не обов’язковий, відзвітувати про використання коштів, наданих на відрядження або госппотреби, все одно необхідно. Для цього працівник повинен подати підтвердні документи (за їх наявності), а керівник — затвердити витрати.

Якщо немає бажання за операціями щодо відрядження відмовлятися від звичного (зручного) авансового звіту, його можна складати й у випадках, коли він не обов’язковий. Оскільки наявність авансового звіту допоможе:
1) спростити підтвердження витрат і полегшити облік операцій бухгалтерією,
2) вирішити питання із затвердженням керівником витрат, здійснених працівником у відрядженні.

У такому разі у внутрішніх документах підприємства (Положенні про службові відрядження), наприклад, можна прописати обов’язок осіб, що підзвітні / відряджаються, подавати авансовий звіт у будь-якому разі — незалежно від обставин.

Строки, в які треба відзвітувати про відрядження якщо подаються підтвердні документи (без авансового звіту) п.п. 170.9.3 ПКУ:
в загальному випадку — до закінчення місяця, що настає за місяцем, у якому завершено відрядження.

Врахуйте, такий строк продовжується ще на місяць, якщо працівник використав для проведення розрахунків платіжні інструменти (їх реквізити) і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особового рахунку працівника відбулося після його повернення з відрядження

У більшості випадків на те, щоб відзвітувати, відводиться цілий календарний місяць після відрядження. Тому якщо працівник повернувся з відрядження, наприклад, 16 серпня 2024 року, то відзвітувати і повернути залишок невикористаних коштів треба до закінчення наступного місяця, тобто не пізніше за 30 вересня 2024 року.

Якщо працівник, що отримав, наприклад, готівкою аванс на відрядження, не відзвітує про витрачені кошти, то в такому разі не буде документального підтвердження витрат. Тому в місяці, на який припадає граничний строк подання авансового звіту, уся сума коштів (увесь виданий аванс) буде вважатися надміру витраченими коштами, включатися в оподатковуваний дохід працівника і підпадати під оподаткування — як неповернена сума коштів (з утриманням ПДФО зі ВЗ). А тому працівникам, що відряджаються, встановленими правилами краще не нехтувати.

Раді допомогти, звертайтесь ще!