Підприємство має декілька варіантів, як залучити автомобіль працівника:

1.Договір оренди (потрібне нотаріальне посвідчення). В такому разі підприємство приймає авто працівника на забаланс та несе за нього повну відповідальність. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

2. Договір позички авто. Автомобіль приймається на забаланс підприємства та несе відповідальність за його експлуатацію. Пальне відноситься на витрати за подорожнім листом за нормами списання.

3. Використання власного авто працівника у господарській діяльності за заявою працівника + наказ про використання авто. При такому варіанті власник авто (працівник) несе відповідальність за його експлуатацію. Підприємству транспортний засіб не передається. В наказі про відрядження зазначаєте, що відрядження на авто працівника, маршрут, окремим пунктом – марка, номерний знак.

Після повернення із відрядження працівник звітує про понесені витрати, в т.ч. за придбане пальне.

Для відшкодування пального, придбаного за готівку, працівник повинен надати оригінали розрахунових документів: квитанцію касового ордера або касовий (фіскальний) чек залежно від того, через касу чи через РРО відбувалися розрахунки. Якщо розрахунок був безготівковим, то потрібно прикласти також виписку з банківського рахунку.

Якщо використання автомобіля оформили, як зазначено у 3 варіанті (заява + наказ), то у працівника при придбанні пального виникає допблаго, тому ПДФО 18% (з натуральним коефіцієнтом) та ВЗ (без коефіціенту). Адже відокремити використання авто в госпдіяльності та особистих потребах неможливо.

ЗІР (103.02, https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/ ):"Чи підлягає оподаткуванню ПДФО компенсація працівникам вартості ПММ, витрачених в межах господарської діяльності СГ, у разі використання працівниками власних транспортних засобів?

Відповідь: Якщо підприємство відшкодовує витрати, понесені працівниками підприємства на придбання пально-мастильних матеріалів для транспортних засобів, використовуючи їх у господарській діяльності, сума вищезазначеного відшкодування підлягає оподаткуванню податком на доходи фізичних осіб, як додаткове благо."