Необхідно дочекатись, коли працівник повернеться та відзвітується.

Відповідно до пп. «а» пп.170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 під час звітування працівник має надати підтвердні документи.

По придбанню пального підтвердним документом є чек, на підставі якого пальне оприбутковується на баланс підприємства в кількості та вартості.

Усі витрати, понесені працівником у відрядженні та підтверджені документально, відшкодовуються за курсом НБУ відповідної валюти на дату звітування працівника після повернення з відрядження. (https://zp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/705512.html).

Якщо працівник не надасть чек, тобто не підтвердить реальність здійснених витрат, то у нього виникає оподаткування за принципом допблага ПДФО 18 % (з коефіцієнтом 1,219512) та ВЗ 1,5% (без коефіцієнта).

Додатково у відео: https://www.youtube.com/watch?v=v6wrn2w3Xu0&t=138s.