Заголовок тимчасово відсутній

Чинне законодавство не містить чіткого визначення термінів «факсиміле» та «факсимільний підпис», як і не врегульовує порядку їх використання.
Існують й обмеження у використанні факсиміле. Так, документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, зокрема, є:

1. банківські розрахункові документи (платіжні доручення, розрахункові чеки, рахунки на сплату платежів, заяви на переказ чи видачу готівки, грошові чеки та інші) — пп. 106, 107 постанови № 103;


2. касові документи (касові ордери, відомості на виплату готівки, розрахункові документи, електронні розрахункові документи, інші прибуткові та видаткові касові документи тощо) — розд. III Положення № 148 (передбачає лише особистий або електронний підпис);


3. податкова, фінансова звітність — п.п. 48.5.1 ПКУ; ч. 1 ст. 11 Закону про бухоблік; Узагальнююча податкова консультація з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затверджена наказом ДПС України від 22.11.2012 № 1047;


4. процесуальні судові документи — ч. 2 ст. 162 ГПКУ; правова позиція Верховного Суду, яка полягає в тому, що підписання за допомогою факсиміле заяви та інших документів, які подаються до суду, свідчить, що неможливо встановити вираження справжньої волі особи, чий підпис відтворено, на настання відповідних правових наслідків (ухвала КАС ВС від 05.06.2018 у справі № 826/811/17; постанова КАС ВС від 16.03.2020 у справі № 640/5124/19; постанови КГС ВС від 03.05.2018 у справі № 922/1743/17 та від 24.05.2018 у справі № 5027/805-б/2012);


5. організаційні-розпорядчі, фінансові, бухгалтерські документи. Тут слід трохи пояснити. Відповідно до п. 12 розд. 7 Правил № 1000/5 факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається (до речі, про це згадали податківці в листі ДФСУ від 04.05.2016 № 4582/Л/99-95-42-01-14).

Згідно з цивільним законодавством України, використання факсиміле допускається лише у випадках, визначених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін. Тому, якщо ви вирішите використовувати факсиміле на документах, що стосуються розрахунків з працівниками, необхідно мати письмову згоду, в якій будуть міститися зразки відповідних підписів.

Ви можете видати внутрішній наказ про використання факсиміле для підпису певних документів, таких як табель обліку робочого часу, тощо. Важливо, щоб такий наказ був підкріплений письмовими угодами та зразками підпису.

Раді допомогти, звертайтесь ще!