Заголовок тимчасово відсутній

Так, потрібна виписка.

Пункт 170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240801#n3965 вимагає підтверджувати вартість витрат під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій випискою, якщо розрахунки булт проведені платіжною карткою.

Зверніть увагу, однієї виписки недостатньо. Згідно з пп. "б" пп. 170.9.1 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 не оподатковується сума, надана під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала. Проте в вашому випадку кошти під звіт не видавалися, тому відшкодування витрат працівнику є додатковим благом (пп. «г» п. 164.2.17 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/ed20240801#n3627) і має оподатковуватися ПДФО – 18% та ВЗ – 1,5%.

ДПС роз’яснює «Якщо придбання товарів (робіт, послуг) на користь роботодавця здійснюється працівником за рахунок власних коштів у зв’язку з виконанням дорученої йому роботи (трудової функції), то дохід у вигляді компенсації за придбані товари (роботи, послуги) не є доходом для цілей оподаткування податком на доходи фізичних осіб і військовим збором, за умови підтвердження роботодавцем доцільності та обґрунтованості здійснених таким працівником витрат» https://if.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/764601.html.

Отже, щоб не виникало оподаткування потрібно подбати про документальне підтвердження. Найкращий варіант додати в посадову інструкцію в розділ «права та обов’язки» окремий пункт:
В разі виробничої необхідності здійснює придбання послуг та матеріально-технічних цінностей, а саме інвентарю, пально-мастильних матеріалів, господарських товарів, канцтоварів, іншого майна з метою забезпечення безперервної роботи підприємства.

Якщо таке придбання разове, видайте наказ, в якому доручаєте працівнику придбати товар або послугу для потреб підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!