Заголовок тимчасово відсутній

На нашу думку, для належного документального оформлення та відображення в бухгалтерському обліку операцій з використання корпоративної платіжної картки (КПК) для придбання квитків на проїзд для інших працівників, які перебувають у відрядженні, необхідно виконати наступні дії:

1. Видача Наказу
Перед здійсненням таких операцій, на підприємстві доцільно видати наказ (або розпорядження), яким уповноважити працівника — утримувача КПК, оплачувати вартість квитків для інших працівників підприємства, які вирушають у відрядження. У наказі обов’язково вказати список працівників, для яких будуть придбані квитки.

2. Оформлення Документів
Квитки на проїзд. Усі квитки, придбані за допомогою КПК, повинні бути оформлені на ім'я працівників, для яких вони були призначені. Квитки повинні містити всю необхідну інформацію (маршрут, дата та час поїздки, П.І.Б. працівника).
Авансовий Звіт. Працівник, утримувач КПК, після придбання квитків повинен скласти авансовий звіт. До авансового звіту необхідно додати оригінали квитків, розрахункові документи (касові чеки, квитанції платіжного терміналу тощо), а також список працівників, для яких були придбані квитки.
Звіт про використання коштів. Працівник, утримувач КПК, повинен подати у бухгалтерію звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт. До звіту додаються всі підтвердні документи.
3. Відображення в Бухгалтерському обліку
Витрати на господарські потреби. Придбання квитків для інших працівників може бути відображено як витрати на господарські потреби підприємства. У такому випадку квитки оприбутковуються на баланс підприємства та видаються працівникам при виїзді у відрядження.
Оподаткування. За аналогією з оплатою проживання у відрядженні, якщо працівник-утримувач КПК оплачує квитки для інших працівників, не виникає додаткового блага, яке підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором. Головне — мати належно завірений список працівників, для яких придбані квитки, і відповідний наказ.
4. Рекомендації
Списки. Завірений список працівників, для яких були придбані квитки, додається до авансового звіту.
Деталізація витрат. Забезпечити наявність детальних рахунків та підтвердних документів для всіх витрат, здійснених за допомогою КПК.
Упорядкування обліку. При необхідності, розробити внутрішні документи для впорядкування обліку таких операцій.
Таким чином, документальне оформлення та відображення в бухгалтерському обліку придбання квитків на проїзд для інших працівників за допомогою КПК повинне відповідати встановленим правилам та рекомендаціям, що дозволить уникнути непорозумінь та проблем під час перевірок.

Раді допомогти, звертайтесь ще!