З працівником доцільно з питання звільнення та повернення коштів авансу чи звітування по відрядженню доцільно з’ясувати. Від цього буде залежати документальне оформлення та підстави звільнення.

Варіант 1. Працівник їде не контакт, звітує із додаванням підтвердних документів не очікуючи граничний термін звітування за пп. 170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 поштовим відправленням. Разом зі звітом надсилає заву на звільнення.

В такому разі звільняєте за власним бажанням. Важливо при звільненні мати можливість видати трудову книжку (якщо така зберігається на підприємстві), копію наказу про звільнення під підпис (ст.47 КЗпП) та провести в день звільнення остаточний розрахунок (на платіжну кратку). Можливо за рахунок нарахування вирахувати неповернутий аванс.

Варіант 2. Працівник не іде на контакт. Тут все складніше, адже не буде звітування, повернення авансу (за потреби). І звільнити без заяви працівника також не можна. Залишається звільнення за прогул. Тут не можна звільнити швидко. Мають бути доповідна безпосереднього керівника, в табелі обліку робочого часу – «НЗ». Навіть, якщо дотримаєтесь процедури звільнення за прогули, треба буде думати, як ознайомити працівника із наказом про звільнення та провести з ним остаточний розрахунок. Як варіант – внесення на депозит нотаріуса (лист Мінюсту від 12.03.2012 № 113-0-2-12/13.1).

Отже, по закриттю авансового звіту. Або працівник надсилає поштовим відправленням звіт із оригіналами підтвердних документів. Електронний варіант можливий, але якщо зможете дотриматися цього формату (КЕП, електронні підтвердні документи).

Якщо працівник не звітує, то по завершенню граничного терміну звітування за п.170.9 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 (до завершення місяця, що настає за місяцем ,в якому завершується відрядження – 30.09.2024) Рахуєте йому оподатковуваний дохід у сумі непрозвітованих коштів ,які вважаються надмірно витраченими. ПДФО рахуєте із коефіцієнтом 1,219512,ВЗ без коефіцієнту. Ознака доходу в 4 ДФ «118». При цьому, заборгованість не анулюється. Її можна вирахувати або із поточних нарахувань або із остаточного розрахунку.

Окрім добових та проїзду по відрядженню маєте зберігати за дні роботи працівника у відрядженні заробіток, не менше середнього заробітку. Отже має бути база для вирахування. За ст. 127 КЗпП https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n739 відрахування із заробітної плати працівників для покриття їх заборгованості підприємству можуть провадитись за наказом (розпорядженням) роботодавця для погашення невитраченого і своєчасно не поверненого авансу, виданого на службове відрядження.

Раді допомогти, звертайтесь ще!