Розглянемо окремо Ваші питання:

1. Обов’язково має бути виписка по особовому рахунку працівника. Цього вимагає пп. 170.9.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965: у разі якщо під час відрядження чи виконання окремих цивільно-правових дій платник податку для проведення розрахунків застосував платіжний інструмент, включаючи корпоративний (бізнесовий) платіжний інструмент або особистий платіжний інструмент, чи його реквізити, вартість витрат засвідчується документом (випискою та/або відомостями з рахунку) в електронній або паперовій формі, що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітований такий платіжний інструмент.

Визнання витрат в обліку здійснюється за курсом НБУ на дату затвердження Звіту (п. 5 НП(С)БО 21).

2. Якщо працівник використовував ОПК, Звіт необхідно подати протягом 5 банківських днів після завершення відрядження (п. 17 розд. III Інструкції № 59).

Докладно в лекції про закордонні відрядження https://storage.7eminar.ua/content/record/2198/Kurs_Oblik_valiuty_urok6.pdf

Раді допомогти, звертайтесь ще!