Заголовок тимчасово відсутній

Якщо в розрахунках підзвітна особа використовує корпоративну платіжну картку, то підтверджуватимуть операцію оплати пального виписка з поточного рахунку та квитанція платіжного термінала.

Перелік підтвердних документів законодавчо визначено лише для витрат на відрядження (п.п. «а» п.п. 170.9.1 ПКУ). Проте вважаємо, що на нього (на відповідну його частину) слід орієнтуватися й для підтвердження витрачання коштів, отриманих на госппотреби.
Отже, до підтвердних документів належать:документи (виписки та/або відомості з рахунку), які містять визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовані платіжні інструменти. У такій ситуації вартість витрат підтверджується документом (випискою та/або відомостями з рахунку), що містить визначену законом інформацію про виконані платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент. Цей документ може бути в електронній або паперовій формі. І відсутність квитанції платіжного термінала, чека РРО/ПРРО або чека банкомату значення не має. Причому у випадку з корпоративною карткою працівнику навіть не доведеться турбуватися про виписку, адже рахунок, до якого «прив’язана» картка, належить підприємству. Отже, таку виписку бухгалтер отримає самостійно.
Але питання можуть виникати при списані пального. Найкраще – якби продавець видав видаткову накладну. Бухгалтер СГ-покупця долучить пояснювальну записку від працівника та Бухгалтерську довідку, в якій буде описано обставини справи, до своїх первинних документів, щодо списання пального.

Податківці при перевірці, можуть зняти з витрат списане пальне через відсутність фіскального чека РРО та ПК з ПДВ, а також донараховують ПДФО та ВЗ на особу, яка заправилася, мотивуючи це тим, що оскільки не має чека, то не видно час заправки автомобіля і не підтверджено сам факт заправки пального в бак, тож не можна довести, що це пальне використано саме для господарської діяльності підприємства і акту на списання пального та банківської виписки не достатньо. Тому у розумінні пп. «а», «г» пп. 164.2.17 ПКУ така заправка є додатковим благом для такого працівника. Можна спробувати мотивувати свої дії листом, в крайньому разі взяти у постачальника (на АЗС, де була заправка) копію чека або видаткову накладну чи акт приймання-передачі на пальне, яке того дня було відпущене.
Також можна, керуючись п. 2.6 Положення № 88, де зазначено, що документування господарських операцій може здійснюватися із використанням виготовлених самостійно бланків, які повинні містити обов'язкові реквізити чи реквізити типових або спеціалізованих форм, розробити власну форму первинного документа (на кшталт, самоакта), затверджену наказом керівника підприємства, яка б підтверджувала факт заправки працівника, який заправився та немає чека зазначивши в ньому дату, час, кількість пального, сума, яка АЗС (адреса) та додати банківську виписку. Довести свою позицію буде складно. Зокрема, згідно з пп. 2 ст. 3 Закону про РРО оператор АЗС зобов'язаний видати водію чек РРО, і відсутність чека говорить тільки про те, що отримувач його загубив. Тому податківці не сприйматимуть спроби підприємства замінити загублений документ, наявність якого обов'язкова згідно із Законом про РРО.

На думку податківців: перевіряючі наполягають на визнанні пального, на яке відсутні чеки РРО, нестачею та стягненні збитків з матеріально відповідальної особи. Також під документально підтвердженими витратами, про які йдеться у пп. 170.9.1 ПКУ, маються на увазі саме оригінали документів, а не їх копії.

Раді допомогти, звертайтесь ще!