Заголовок тимчасово відсутній

Розглянемо окремо Ваші питання.

1. Так, потрібно. Якщо договір оренди автомобіля укладається між підприємством та фізичною особою (не підприємцем), слід керуватися главою 58 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n340 відповідно до якої договір оренди повинен бути посвідченим нотаріально.

2. 18% ПДФО та 1,5 ВЗ. Податковий агент, який нараховує оподатковуваний дохід на користь платника податку, зобов’язаний утримувати податок із суми такого доходу за його рахунок, використовуючи ставку податку, визначену в ст. 167 ПКУ (18%). А також доходи, визначені ст. 163 ПКУ, є об’єктом оподаткування військовим збором за ставкою 1,5 % https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3619

Нарахування, утримання та сплата збору до бюджету здійснюється у порядку, встановленому ст. 168 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3877 (пп. 1.4. п. 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ ПКУ).

Отже, ТОВ -як податковий агент по відношенню до фізособи , утримує із нарахованої орендної плати ПДФО за ставкою 18% та військовий збір за ставкою 1,5%, перераховує їх в бюджет, а решту виплачує фізособі. Фізособа податки вже не сплачує.

3. Відображаємо по факту подій. Сума нарахованої та виплаченої орендної плати на користь фізичної особи в Додатку 4ДФ показується по факту подій- тобто в тому місяці, в якому відбулась подія. В графі 3а Додатку 4ДФ зазначаємо суму акту виконаних робіт (наданих послуг), в графі 3 відображаємо суму виплаченої орендної плати - в розмірі, в якому вона була нарахована- тобто з податками, в графі 4а, 5а- суму утриманих ПДФО та ВЗ відповідно,в графах 4 та 5 зазначаємо суму перерахованих до бюджету ПДФО та ВЗ відповідно, в графі 6 - ознака доходу "127". Відповідне роз'яснення міститься в ЗІР, категорія 103.25 https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=29155

Раді допомогти, звертайтесь ще!