Заголовок тимчасово відсутній

Доброго дня. Чи потрібно оподатковувати добові витрати на службове відрядження, якщо підтвердним документом є лише посвідчення про відрядження? Чи обов'язково видавати працівнику копію наказу про відрядження та аванс?

КК

Каріна, консультант

експерт

27.10.2023 | 12:44

Очікує відповідь

На нашу думку, якщо є лише посвідчення про відрядження, оподатковувати добові не потрібно.
Із 01.04.2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) – пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965).
Якщо подібних документів не буде для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні (у т.ч. у разі призупинення відрядження на період тимчасової непрацездатності), виплачені добові потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ.
І в пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965) сказано «за наявності одного чи декількох документальних доказів»
Це на нашу думку, говорить про те, що документом, що підтвердить факт перебування у відрядженні, може слугувати одне лише посвідчення про відрядження.
На нашу думку, посвідчення про відрядження, вважаємо, оформлювати не обов’язково, якщо є документи на транспорт чи проживання. Тобто, наприклад, у разі, якщо працівник їде у відрядження службовим чи власним авто, і не ночуватиме в готелі, то такими документами, на нашу думку, може бути посвідчення про відрядження та (або) подорожній лист з роздруківкою з GPS-навігатора.
Якщо немає подорожнього листа Але додатково радимо звертатися за роз’ясненням з цього питання до ДПС.
Копію наказу про відрядження видавати працівнику не обовязково, якщо він не користуватиметься послугами тимчасового проживання (готелі, мотелі).
Якщо користуватиметься – копію наказу треба мати, щоб надавач послуг тимчасового проживання не виставляв в рахунку турзбір (пп. «б» пп.268.2.2 ПКУ - https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n6524).
Аванс на відрядження, вважаємо, видавати обовязково (щонайменше, у сумі добових, якщо немає витрат на проїзд і проживання). Це передбачено ч.2 ст.121 КЗпП (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n719).
Конкретні строки видачі авансу на відрядження чинними нормативними документами не встановлено. Тому питання про те, коли працівника слід забезпечити авансом, підприємство вирішує самостійно. Єдина рекомендація: аванс слід видавати після підписання наказу (розпорядження) про відрядження і до від’їзду працівника. При цьому потрібно врахувати час, необхідний для проведення працівником витрат, пов’язаних з таким відрядженням, наприклад для придбання проїзних квитків. Раніше аналогічні рекомендації наводилися в листі Мінфіну від 18.10.2006 р. № 31-18030-07-25/21780. Раді допомогти, звертайтесь ще!