Заголовок тимчасово відсутній

Для того, щоб документ (паперовий або електронний) мав юридичну силу, він повинен містити підпис відповідальної особи. Паперові документи, ясна річ, підписує людина власноруч, а ось електронні документи завіряються електронним підписом, прирівняним до власноручного.

Накладення електронного підпису, при створенні електронного документа - це останній етап, поки документ не підписаний, він не має юридичної сили.

Електронний підпис містить дані посадової особи та потрібен для ідентифікації підписанта.

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашою печаткою (якщо використовуєте).

Формат вивантаження документів, залежить від програмного забезпечення, яке Ви використовуєте для ЕДО.

Якщо говорити за формат PDF, то можна виділити три основні акценти:

- формат PDF можна використовувати як копію, але він не може бути оригіналом документа і потрібен лише для красивої візуалізації, адже фактичного підпису на документі у такому вигляді немає;

- вивантажуючи файл PDF з форматом підпису Cades, ви отримаєте один файл формату PDF, включаючи інформацію електронний підпис. Якщо хтось внесе зміни до такого PDF, то електронний підпис з документа зникає. (Загалом такий е-документ можна відкрити будь-якою програмою, що читає формат PDF, наприклад Adobe Reader або PDF Xchange. Однак, у такому варіанті вивантаження ви не побачите візуалізацію власноручного підпису, навіть якщо він був налаштований у вас у програмі. Все тому, що цей формат не передбачає додаткових полів для документа (навіть якщо це картинка), але на самому документі КЕП зберігається.);

- Вивантаження документу PDF з форматом підпису P7S передбачає вивантаження декількох файлів. Тобто сам документ вивантажується у звичайному форматі PDF, а до нього окремими файлами, у форматі P7S, вивантажуються всі підписи, що були накладені на документ. Відповідно, під час перевірки потрібно звіряти сам файл і підпис, що йому належить. Звичайно ж у такому форматі вивантаження ви не побачите візуалізацію підпису на документі у вигляді картинки.

Наказом № 1886 затверджено Порядок роботи з електронними документами в діловодстві та їх підготовки до передачі на архівне зберігання. При цьому дотримується єдиний підхід до роботи з документами – незалежно від того, у якій формі вони створені (паперовій чи електронній).

Електронні документи повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дозволяє перевірити їхню цілісність на цих носіях. Строк їх зберігання повинен бути не менше строку, установленого законодавством для відповідних документів на папері. Якщо існує ймовірність того, що документи не збережуться на електронних носіях протягом усього встановленого строку, підприємство зобов’язане продублювати їх на декілька електронних носіїв або зберігати у вигляді паперової копії (ст. 13 Закону № 851, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/851-15#Text).

Залежно від того, до якої категорії платників Ви відноситеся, якщо "спрощенець" - 3 роки, якщо маєте справу з трансфертним ціноутворенням, КІК - 7 років, всі решту - 5 років.

Законом № 2970 оновлено п. 44.3 статті 44 Податкового кодексу України (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17?).

Платники податків зобов'язані будуть зберігати документи та інформацію, визначені п. 44.1 ПКУ, а також документи, пов'язані із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, упродовж визначених законодавством строків, але не менше:

- 2555 днів (7 років) - для документів та інформації, необхідних для податкового контролю відповідно до статей 39 і 39² ПКУ;

- 1825 днів (5 років) - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1, пп. 133.2. та п.133.4 статті 133 ПКУ, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з пп. 44.3.1 статті 44 ПКУ;

- 1095 днів (3 роки) - для інших документів, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 статті 44 ПКУ;

- 1095 днів (3 роки) - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи. Раді допомогти, звертайтесь ще