Заголовок тимчасово відсутній

з позиції бухгалтерського законодавства ці форми подорожніх листів не є повноцінним первинним документом, зокрема для списання використаного пального. Адже в них не передбачено грошового вимірника. Вони містять дані про витрати пального в натуральних показниках. А ось оцінюють такі витрати, тобто набувають грошового вимірника, за іншим документом – ним може бути акт на списання ПММ, який має містити всі обов’язкові реквізити первинного документа. Тобто подорожній лист потрібен як документ обліку роботи автотранспорту і водія та є підставою для формування складання безпосередньо документа на списання ПММ. Щоб оприбуткувати пальне, придбане для службового автотранспорту, потрібен пакет документів, які допоможуть захистити свої витрати та податковий кредит з ПДВ. «Життєвий цикл» пального у СГ виглядає так: Придбання пального в бак авто або в каністру з подальшою заправкою авто з каністри; Робота авто на цьому пальному; Списання фактично витраченого пального. Кожний етап має своє документальне оформлення. Придбання пального на АЗС без укладання договору це найпростіший варіант придбання пального, але він не завжди дає можливість придбавати пальне зі знижками. У цьому випадку пальне придбаває підзвітна особа, оплачує його готівкою або платіжною карткою через POS-термінал на АЗС. Документом, що підтверджує придбання пального, є чек РРО, що його видає оператор АЗС. Підзвітна особа, яка придбала пальне, повинна надати чек РРО до бухгалтерії юрособи. За новою редакцією пп. 170.9.4 ПКУ, з 1 квітня 2023 року авансовий звіт подається тільки у разі: а) наявності оподатковуваного доходу, визначеного відповідно до пп. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми ПДФО;

б) використання платником податку готівки понад суму добових витрат (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Тоді, коли сума виданих коштів підзвітній особі не перевищує витрат на придбання пального, авансовий звіт можна не подавати, але підзвітна особа все одно повинна надати чек про придбання пального. Строки, коли цей чек потрібно надати до бухгалтерії юрособи, залежать від форми оплати пального – готівкою чи карткою:

Якщо підзвітна особа отримала готівку на придбання пального, вона повинна надати чек та залишок готівки наступного робочого дня після придбання пального – див. п. 19 Положення № 148.

Якщо підзвітна особа оплатила пальне власною або корпоративною карткою, або за рахунок готівки, знятої з картки, вона повинна надати чек до закінчення місяця, наступного за місяцем, в якому було придбано пальне (пп. 170.9.3 ПКУ).

Але для цілей відображення придбаного пального в бухобліку юрособи такий великий строк звітування не підходить. Якщо пальне в баку автомобіля починає витрачатися одразу ж після його придбання, його потрібно вчасно оприбуткувати. Відповідно до ч. 5 ст. 9 Закону про бухоблік господарські операції повинні бути відображені в облікових регістрах у тому звітному періоді, в якому вони були здійснені, а це означає, що принаймні до кінця поточного місяця підзвітна особа повинна надати до бухгалтерії чек про придбання пального на АЗС. Ці строки «конфліктують» також і з правилами оподаткування ПДВ: якщо СГ – платник ПДВ отримує податкові накладні на такі чеки, то в його інтересах стежити за тим, щоб підзвітні особи зберігали та надавали до бухобліку всі чеки до закінчення поточного місяця. Втім, якщо податкової накладної на чеки не буде, то й права на ПК з ПДВ за такими чеками теж не буде.

Тобто, виходячі з Вашого запитання у Вас немає документів для оприбуткування пального. Отже, чек РРО, виданий оператором АЗС підзвітній особі, підтверджує факт придбання пального через підзвітну особу. З 1 квітня 2023 року до такого чека вже не потрібно складати авансовий звіт. Є чотири варіанти встановлення норм списання пального: використовувати Норми № 43 – традиційний варіант; замовити розрахунок норми у ДержавтотрансНДIпроєкті; самостійно розрахувати і затвердити норми; встановити на автомобіль GPS-трекер із контролем витрат пального. Раді допомогти, звертайтесь ще