Заголовок тимчасово відсутній

Документальний порядок визначається на внутрішньому локальному рівні у Положенні про розрахунки з підзвітними особами. Підстави:
З 01 квітня 2023 року набули чинності зміни до п. 170.9 ПКУ, які внесені Законом «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законодавчих актів України щодо платіжних послуг» від 12.01.2023 р. № 2888. Відтепер авансовий звіт складається лише у таких ситуаціях (пп. «а» і пп. «б» пп. 170.9.4 ПКУ):
• якщо по відрядженню виник оподатковуваний дохід (визначається за пп. 170.9.1 ПКУ) й треба розрахувати ПДФО та військового збору. Наприклад, це ситуація, коли працівник не подав підтвердних документів по відрядженню, а кошти витратив;
• використання готівки понад суму добових (у т.ч. й отриману з застосуванням банківських карток чи інших платіжних інструментів.
Виходить, що за подачі підтвердних документів та відсутності надміру витрачених коштів (понад суму добових) подача авансового звіту не вимагається. За таких умов при неподачі авансового звіту у працівника додаткового блага вже не виникає.
Якщо коротко, готівка крім добових - потрібний, безготівка - не потрібний (адже під безготівку є виписка банку), готівка у межах добових - не потрібний, готівка по верх добових - потрібен.
Щодо 1С
Використовуйте штатний функціонал документу "Авансовий звіт", він дасть рух по усіх відповідних регістрах, складах. Тільки варіант із зведеним звітом по декількох підзвітних особах не вийде. Але можна робити декілька авансових відповідною датою, а під них друкувати один звіт. На жаль, самостійно доповнити функціонал новою друкованою формою не вдасться, для цього потрібні відповідні знання.
Що я пропоную, та як часто є на практиці: оформлюють в 1С документ «Авансовий звіт» лише в друкованій формі документу міняють назву (наприклад на «Зведений звіт про використання підзвітних коштів у випадках, коли відсутній оподатковуваний дохід») та прибирають зайву інформацію. Звичайно це доведеться робити щоразу, але іншого на пів автоматизованого способу запропонувати не можу. "Зайві поля" визначає кожна бухгалтерія індивідуально. Тут немає загального алгоритму. Навіть якщо просто змінити назву документу, цього теж достатньо.
Змінену форму документу варто затвердити внутрішнім наказом та прописати схему його використання. Крім того, рекомендовано у шапці "Зведеного звіту" вказати, що форма затверджена наказом директора № ... від ...., щоб було зрозуміло, що це внутрішній шаблон та підставу його використання. Новий авансовий звіт: шаблон та приклад заповнення в Excel («Автоматизація обліку» з Ольгою Хільчук) https://7eminar.ua/events/3281/6618 Підтверджувальні документи при подачі авансового звіту: транспортні квитки, рахунки готелю, фіскальні чеки касових апаратів, товарні чеки (якщо закупівля була у ФОП, які не використовують РРО), розрахункова квитанція (закупівля у осіб, яким дозволено використовувати РК замість касових апаратів), акт закупівлі сільськогосподарської сировини, акт закупівлі ТМЦ (форма може бути довільна), документи, що підтверджують факт безготівкового розрахунку за допомогою КПК або отримання готівки з поточного рахунку (чек банкомату, сліп, квитанцію торгового терміналу тощо) (п. 20 Положення № 148). Але навіть якщо працівник не надав документи, що підтверджують факт проведення розрахунків з використанням КПК, то затвердити авансовий звіт все одно треба. При цьому, за роз’ясненнями податківців, бухгалтер зобов’язаний вжити заходів щодо підтвердження факту використання коштів з рахунку (див. лист Міндоходів від 23 09.2013 р. № 11727/6/99-99-19-03-02-15 і 109.21 БЗ). На нашу думку, для цього цілком достатньо банківської виписки з рахунку. Раді допомогти, звертайтесь ще!