Заголовок тимчасово відсутній

Добрий вечір. Підкажіть будь ласка при відрядженні за кордон , чи треба надавати копії паспорту про перетин кордону, добові виплатили до поїздки, як правильно компенсувати витрати на оплату готелю. Які документи потрібно окрім чеку з готелю і бронювання на букінгу?

КК

Каріна, консультант

експерт

29.08.2023 | 11:15

Очікує відповідь

Для цілей підтвердження факту перебування у відрядженні (щоб добові не оподатковувалися ПДФО та ВЗ) – можна надавати копії паспорту про перетин кордону, а можна і інші документи.
І для цілей підтвердження нарахування за дні відрядження саме закордонних добових (наприклад, якщо підприємство виплачує добові у закордонному відрядженні розділяючи відрізки маршруту на:
- територію України – і виплачує добові за розміром, встановленим як для відряджень по Україні
- територію за межами України – і виплачує за ці дні добові за розміром, установленим для закордонних відряджень), -
теж можна надавати копії паспорту про перетин кордону, а можна і інші документи, підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні.
Із 01.04.2023 року фактична кількість днів перебування у відрядженні визначається згідно з наказом про відрядження за наявності одного чи декількох документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні) – пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17.
Якщо подібних документів не буде для підтвердження факту перебування працівника у відрядженні (у т.ч. у разі призупинення відрядження на період тимчасової непрацездатності), виплачені добові потрібно оподаткувати ПДФО та ВЗ.
При цьому, що відноситься до «та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні)» не пояснено ні в ПКУ, ні на рівні роз’яснень ДПС.
За відсутності названих документів (якщо наприклад, відрядження було на один день і на службовому авто тощо, або не буде документу з готелю), на нашу думку, факт перебування у відрядженні, на нашу думку, має підтверджувати двосторонній (посвідчення про відрядження, де є печатка приймаючої сторони, накладна, ТТН, подорожній лист з роздруківкою маршруту з GPS-навігатора тощо), а не односторонній документ (наприклад, внутрішній звіт про відрядження, який складає сам відряджений працівник, подорожній лист без роздруківки маршруту з GPS-навігатора тощо).
Відповідно до пп.170.9.1 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17 сума добових визначається в разі відрядження:
- у межах України та країн, в’їзд громадян України на територію яких не потребує наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження та відповідними первинними документами;
- до країн, в’їзд громадян України на територію яких здійснюється за наявності візи (дозволу на в’їзд), - згідно з наказом про відрядження за наявності документальних доказів перебування особи у відрядженні (відміток прикордонних служб про перетин кордону, проїзних документів, рахунків на проживання та/або будь-яких інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні).
Витрати на оплачу готелю можна компенсувати за вибором роботодавця: на зарплатну картку працівника, на його особисту картку чи готівкою. Спосіб компенсації треба визначити в наказі про відрядження чи положенні про відрядження.
Окрім чеку з готелю і бронювання на букінгу, треба рахунок готелю і виписка з карткового рахунку працівника (якщо він розраховувався за готель карткою). Раді допомогти, звертайтесь ще!