Дистанційна робота під час хвороби: чи можна не опрацьовувати лікарняний

Електронний лікарняний надійшов у кабінет страхувальника, але працівник у цей час фактично працював і отримав зарплату. Чи можна просто не реагувати на такий документ? Розповідаємо, що зобов'язаний зробити роботодавець і як правильно оформити відмову у призначенні допомоги.

 

Чому не можна ігнорувати лікарняний, якщо працівник працював дистанційно

Сформований лікарняний є підставою для звільнення працівника від роботи та для призначення виплати. Разом з тим згідно із Законом України від 23.09.1999 №1105-XIV «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105) допомога по тимчасовій непрацездатності надається у формі страхових виплат, які повністю або частково компенсують втрату заробітної плати (доходу). Якщо працівник під час хвороби виконував посадові обов'язки дистанційно і йому нараховано зарплату, факт втрати доходу відсутній, що виключає підстави для виплати лікарняних. Одночасне нарахування і зарплати, і страхових виплат є неправомірним використанням страхових коштів.

Однак неопрацювання електронного листка непрацездатності, який надійшов у кабінет страхувальника на порталі ПФУ, є порушенням встановленого порядку розгляду документів для призначення допомоги. Навіть якщо працівник фактично працював дистанційно і отримав заробітну плату, роботодавець не має права просто проігнорувати такий лікарняний.

Документи для призначення допомоги (або прийняття рішення про відмову) мають бути розглянуті страхувальником – роботодавцем не пізніше 10 робочих днів із дня їх надходження, тобто з дня набуття статусу «Готовий до сплати».

 

 

Які штрафи загрожують за неопрацювання електронного лікарняного

Залишення лікарняного без відповідного рішення страхувальника тягне за собою такі фінансові ризики.

Насамперед слід пам’ятати, що дотримання страхувальниом 10-денного строку розгляду лікарняних контролюється під час перевірок Держпраці. Це підтверджується додатком 4 до Акта перевірки, який складає інспектор Держпраці за результатами перевірки. Форма акту затверджена наказом Мінекономіки №2161.

Бездіяльність роботодавця (неопрацювання лікарняного та відсутність письмового повідомлення) кваліфікується Держпраці як порушення інших вимог законодавства про працю. Кодексом законів про працю за це передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення.

Слід врахувати важливий нюанс. Сам факт того, що електронний лікарняний певний час залишається в кабінеті страхувальника на сайті ПФУ без опрацювання, не означає автоматичного штрафу. Наслідки залежать від того, що саме сталося далі:

• чи була своєчасно призначена допомога;
• чи виплачено лікарняні;
• чи табелювався працівник як такий, що працював;
• чи була йому виплачена зарплата за дні непрацездатності тощо.

Також Держпраці контролює вимогу законодавства про повідомлення працівника, якщо лікарняний не буде оплачений. Зокрема, у разі прийняття рішення про відмову роботодавець зобов'язаний видати або надіслати працівникові письмове повідомлення із зазначенням причин відмови не пізніше 5 днів після прийняття відповідного рішення.

За невиконання цієї вимоги роботодавцю-страхувальнику також загрожує штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення.

 

Покроковий алгоритм дій роботодавця для захисту від штрафів

Щоб уникнути штрафних санкцій та захистити підприємство під час перевірок Держпраці чи Пенсійного фонду, доцільно діяти за таким алгоритмом.

У табелі обліку використання робочого часу за відповідні дні потрібно проставити відмітки про роботу. Обов’язково потрібно зберегти підтвердження виконання завдань працівником під час лікарняного. Це може бути електронне листування між працівником і його керівником чи колегами, подані ним звіти про роботу, його активність у робочих чатах, участь в онлайн-нарадах тощо.

Також слід оформити доповідну записку керівника підрозділу про фактичне виконання обов’язків працівником під час лікарняного. Доцільно також отримати від працівника пояснювальну записку про те, що під час лікарняного він фактично виконував роботу.

Якщо вказані умови виконуються, то протягом 10 робочих днів із дня набуття лікарняним статусу «Готовий до сплати» видається наказ директора (або приймається рішення уповноваженого) про відмову в призначенні допомоги на підставі частини першої статті 15 Закону №1105 у зв'язку з фактичним виконанням працівником роботи під час тимчасової непрацездатності та нарахуванням йому заробітної плати за ці дні.

Наступний крок. Не пізніше ніж через 5 днів після видання наказу про відмову в призначенні допомоги працівнику надсилається письмове повідомлення про відмову із зазначенням причин та порядку оскарження в судовому порядку.

 

Висновки

1. Навіть якщо працівник фактично працював під час хвороби, роботодавець зобов’язаний розглянути лікарняний протягом 10 робочих днів із дня набуття ним статусу «Готовий до сплати».
2. Якщо працівник виконував роботу в період тимчасової непрацездатності й отримав за цей час заробітну плату, роботодавець має прийняти рішення про відмову у призначенні допомоги.
3. Держпраці контролює дотримання 10-денного строку розгляду електронних лікарняних. За неопрацювання документів передбачено штраф у розмірі однієї мінімальної зарплати за кожне порушення.
4. Для обґрунтування відмови у призначенні допомоги обов’язково має бути табель обліку робочого часу із відмітками про роботу працівника, а також інші докази. Наприклад, робоче листування, звіти, підтвердження участі в онлайн-нарадах, доповідні та пояснювальні записки.