7eminar | Не поспішайте давати премію! 7 ситуацій, коли потрібна інша виплата

Коли потрібно збільшити працівнику зарплату, найпростіше рішення – закрити все премією. Але одна й та сама сума може мати різні наслідки залежно від того, що саме нарахувати: премію, доплату, надбавку чи іншу виплату. Тому перед тим, як преміювати, варто запитати: яку саме проблему ми хочемо вирішити цією виплатою?

Коли премія – не найкраще рішення

Чи завжди премія – оптимальне рішенням? Адже вид виплати може впливати на:

виконання зарплатних критеріїв для критичності підприємства;
умови бронювання працівників;
врахування працівника з інвалідністю до нормативу;
забезпечення мінімальних гарантій в оплаті праці;
подальший розрахунок середньої зарплати.

Тому правильне питання бухгалтера звучить не так: «Яку виплату ми можемо нарахувати?». А так: «Яку проблему ми намагаємося вирішити цією виплатою?». І ось тут виявляється, що премія не завжди єдине правильне рішення. Розберемо сім типових ситуацій.

Виплати для виконання зарплатних критеріїв та бронювання

Перша ситуація – працівнику з інвалідністю не вистачає зарплатного показника. Для зарахування працівника з інвалідністю до виконання нормативу має значення не лише факт його працевлаштування за основним місцем роботи, а й рівень його зарплати. Тут важливо чітко визначити, який саме зарплатний показник розраховуємо та за якими правилами він формується.

Наприклад, працівник працює на 0,5 ставки та отримує 5000 грн зарплати.

Підприємству потрібно збільшити цей показник.

Чи можна просто додати премію?

Так, але лише якщо для такої виплати є відповідна підстава. Якщо роботодавець хоче винагородити працівника за результати роботи – можна застосувати премію.

Підстава для нарахування, наприклад: виконання показників преміювання або досягнення певних результатів.

Водночас роботодавець може встановити працівнику постійну виплату саме для забезпечення певного рівня зарплати. Це може бути доплата або інша складова зарплати, однак її потрібно передбачити локальними документами, наприклад Положенням про оплату праці чи Положенням про преміювання.

Друга ситуація – підприємству потрібно виконати зарплатний критерій для підтвердження критичності.

Тут важливо не плутати дві речі:

збільшення виплат окремим працівникам;
збільшення саме того показника, який використовується для підтвердження критичності.

Наприклад, підприємству потрібно підвищити середню зарплату працівників.

Перша думка – виплатити премії, серед підстав для її виплати:

досягнення виробничих показників;
виконання завдань;
результати роботи.

Тобто премія має бути реальною заохочувальною виплатою, а не просто механізмом збільшення певного показника. Спочатку визначаємо, який показник потрібно отримати, а вже потім обираємо вид виплати.

З позиції податкового навантаження, доречно розглянути премію на керівника та зекономити на ЄСВ, якщо сума премії перевищує максимальну базу оподаткування. Однак у випадку перевірки, такий підхід до преміювання неодмінно зацікавить контролерів, адже тут прослідковується відсутність побудованої системи оплати праці та преміювання.

Ще одна ситуація – потрібно забезпечити необхідний рівень зарплати конкретного працівника для бронювання. Наприклад, працівник має оклад 20 000 грн, а потрібно досягти більшого показника.

Чи можна додати премію?

Можна, якщо така премія відповідає своїй природі та враховується для необхідного показника.

Потрібно врахувати:

премія – це виплата за результат роботи;
доплата – це компенсація за додаткові обов’язки чи умови роботи;
надбавка – це виплата за певні професійні чи кваліфікаційні умови.

Тому просто «додати суму до зарплати» недостатньо.

Правильний алгоритм: спочатку визначити показник, потім порахувати, якої суми не вистачає, і лише після цього обрати виплату, яка має відповідну правову підставу та враховується для цього показника.

Доплата чи премія – як не переплутати

Тепер інша ситуація. Працівник щомісяця виконує додатковий обсяг роботи, і роботодавець хоче доплачувати йому 5000 грн.

Найпростіший варіант – щомісяця встановлювати «фіксовану» премію.

Але чи справді це премія? Якщо працівник отримує гроші за конкретний результат – преміювання може бути доречним.

Наприклад: виконав план, досяг встановлених показників, завершив важливий проєкт.

Але якщо працівник:

постійно виконує обов’язки іншого працівника;
суміщає професії або посади;
обслуговує більший обсяг роботи;
виконує додаткові функції,

тоді йдеться вже про доплату, а не премію.

Підстава для виплати:

наказ роботодавця;
умови трудового договору;
локальний акт про оплату праці;
встановлення факту виконання додаткової роботи.

Тому постійний характер роботи не варто маскувати під премію лише тому, що так простіше оформити.

А ось якщо потрібно визначити винагороду за результат, премія якраз може бути правильним рішенням.

Наприклад, працівник:

перевиконав план;
залучив нового клієнта;
виконав складне завдання;
досяг визначених показників.

У такому випадку виплата має характер заохочення за результат роботи.

Підстава для премії:

Положення про преміювання чи Положення про оплату праці, у якому визначені показники або критерії;
наказ керівника про преміювання.

У документі бажано зазначати:

за що саме виплачується премія;
який результат досягнуто;
розмір премії;
підставу для її нарахування.

Проблема не в тому, що премію давати не можна. Проблема виникає тоді, коли премія стає універсальною виплатою для будь-якої ситуації, адже такий підхід йде у розріз зі статтею 97 Кодексу законів про працю.

Як премія впливає на розрахунок середньої зарплати

А тепер ситуація, коли потрібно думати не лише про виплату сьогодні, а й про її вплив у майбутньому. Працівник іде у щорічну відпустку, а роботодавець хоче додатково його винагородити.

Чи варто зробити це премією? З якого періоду ця сума вплине на розрахунок середньої зарплати? Чи можна до розрахунку середньої зарплати включити всю суму відразу?

Правильний алгоритм: спочатку визначити показник, потім порахувати, якої суми не вистачає, і лише після цього обрати виплату, яка має відповідну правову підставу та враховується для цього показника.

Для розрахунку за Порядком обчислення середньої заробітної плати, затвердженим постановою КМУ від 08.02.1995 №100, важливо:

за який період нарахована премія;
коли вона нарахована;

Наприклад, якщо місячна премія нарахована «місяць у місяць», тоді у фактичній сумі нарахування потрапить до розрахунку середньої зарплати, у місяці нарахування. Якщо премія нарахована у поточному місяці, за попередній, тоді щоб дізнатися яка сума бере участь у розрахунку середньої зарплати суму премії ділять на кількість відпрацьованих робочих днів місяця, за який вона нарахована, та множать на кількість відпрацьованих днів місяця нарахування.

Складніше із тривалішими преміями, від 2 місяців і більше, наприклад квартальні премії, піврічні, річні. З позиції середньої зарплати, такі премії ускладнюють розрахунок. Адже нарахована премія наприклад у червні за ІІ квартал, потрапить до розрахунку з місяця нарахування, тобто червня, і наступні місяці – липень і серпень. І знову ж таки, необхідно суму нарахованої премії розділити на кількість відпрацьованих робочих днів ІІ кварталу, як періоду нарахування, та множимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який входить до розрахункового періоду та на який розподіляється премія, тобто червень, липень, серпень.

Підстава для премії:

результати роботи;
показники преміювання;
положення про преміювання.

Тому рішення про преміювання потрібно приймати не лише з огляду на бажання винагородити працівника, а й з урахуванням майбутніх розрахунків.

Що враховується при порівнянні зарплати з мінімальною гарантією

Ще одна поширена ситуація. Працівник виконав місячну норму робочого часу, але його зарплата за місяць менша за мінімальну. Перша думка – додати премію.

Але тут потрібно врахувати правила порівняння зарплати з мінімальною гарантією. До мінімальної зарплати враховуються не всі виплати.

Наприклад, не враховуються:

доплати за роботу в несприятливих умовах;
доплати за нічний час;
оплата надурочних робіт;
окремі компенсаційні виплати;
премії до святкових і ювілейних дат.

Тому не можна діяти за принципом: «Не вистачає до мінзарплати – нарахуємо будь-яку премію».

Спочатку потрібно визначити, чи має конкретна виплата враховуватися для забезпечення мінімальної гарантії. У цій ситуації орієнтуйтеся на ст. 3¹ Закону України від 24.03.1995 №108/95-ВР «Про оплату праці». Тож визначаємо виплати, які враховуються у мінімальній зарплаті, порівнюємо їх із гарантією та лише після цього визначаємо суму доплати

Але зважте, премії до професійних свят не враховують при обчисленні розміру заробітної плати працівника для забезпечення її мінімального розміру. А виробничі премії – вже включаємо.

Важливий практичний момент: одного наказу достатньо не завжди. Якщо йдеться про системну премію, умови та показники преміювання мають бути визначені у відповідному локальному документі – наприклад, у Положенні про преміювання або Положенні про оплату праці. А наказ оформлює конкретну виплату працівнику

Для премії у наказі варто зазначити: кого преміюємо, за який період, за який результат або показник та в якому розмірі.

Для доплати за додаткову роботу у наказі потрібно чітко вказати, яку саме додаткову роботу виконує працівник, з якої дати та в якому розмірі встановлюється доплата.

Висновки

Ми розглянули сім ситуацій, і вони показують одну просту річ: універсальної виплати для всіх випадків не існує.
Премія – коли потрібно винагородити працівника за результат роботи.
Доплата – коли працівник виконує додаткову роботу або працює в особливих умовах.
Надбавка – коли є передбачені законодавством або локальними актами підстави для її встановлення.
Обирайте не виплату, яка просто збільшує суму зарплати, а ту, яка відповідає реальній причині її нарахування та узгоджуйте це питання із внутрішніми локальними документами на підприємстві. У такому разі ви уникнете зайвих запитань від інспекторів Держпраці.