КЕП і ПРРО-2026: нові можливості, помилки та безпечна робота касира

Файлові ключі, флешки, забуті паролі, заблоковані сертифікати – знайомі проблеми для багатьох користувачів ПРРО. Сьогодні їх можна уникнути, використовуючи сучасні хмарні рішення. У матеріалі порівнюємо файловий КЕП і хмарну печатку, пояснюємо їх особливості та показуємо, як швидко налаштувати роботу касира.

 

Поняття та призначення ключа касира

Ключ касира є кваліфікованим електронним підписом (далі – КЕП), який виступає цифровим паспортом співробітника та юридичною печаткою.

Електронний підпис використовується для:

• відкриття касової зміни;
• підписання чека перед його відправленням до Державної податкової служби;
• формування щоденних Z-звітів.

КЕП забезпечує персональну відповідальність. Відсутність або невалідність електронного підпису призводить до того, що чек вважається нефіскальним.

Використання власником особистого ключа ФОП замість ключа касира є порушенням касової дисципліни. Кожен касир повинен працювати виключно зі своїм власним ключем КЕП або електронною печаткою організації.

 

Отримання та проблеми використання файлових ключів

Файловий ключ можна отримати безкоштовно в податковій або згенерувати онлайн через АЦСК. Він зберігається у вигляді файлу на комп'ютері або флеш-накопичувачі.

Використання файлових ключів супроводжується такими ризиками та технічними складнощами:

• втрата флеш-накопичувача або випадкове видалення файлу з комп'ютера;
• необхідність постійного введення паролів та витрати часу на скасування ключа при звільненні співробітника;
• виникнення помилки статусу сертифіката у разі блокування або відкликання ключа в Центрі сертифікації ключів;
• виникнення помилок HTTP через блокування передачі даних до ДПС антивірусами або сторонніми програмами.

 

 

Використання хмарного сервісу та хмарної печатки

Для забезпечення стабільної роботи каси файл ключа може запускатися на захищеному хмарному сервісі Checkbox.Підпис. У разі видалення файлу з комп'ютера або втрати флеш-накопичувача касир продовжує роботу, оскільки ключ зберігається в хмарі. Доступ до ключа залишається у власника, який може видалити файл підпису з хмарного сховища за потреби.

Альтернативним рішенням є використання хмарної печатки від сервісу DepositSign. Ключ зберігається на захищених серверах, що унеможливлює його випадкове видалення.

Особливості використання хмарної печатки DepositSign:

• печатка є знеособленою та видається на конкретний РРО (як файлова печатка від ДПС), а не на окремого продавця;
• при зміні касира не потрібно переоформлювати документи – новому співробітнику надаються логін та пароль касира.

Для клієнтів Checkbox генерація хмарної печатки DepositSign у кабінеті сервісу є безкоштовною.

 

Покроковий алгоритм налаштування хмарної печатки

Порядок дій для налаштування хмарної печатки:

1. Створити заявку на безкоштовну печатку в розділі Касири особистого кабінету Checkbox.
2. Погодитися з умовами DepositSign та підписати їх.
3. Дочекатися зміни статусу касира на «Зареєстровано в ДПС».
4. Розпочати роботу після завершення реєстрації касира.