Як визначити розрахунковий період для відпустки: правила, винятки та приклади

З початком сезону відпусток бухгалтери стикаються з питаннями, на які не завжди є очевидна відповідь. Як діяти, якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в іншому? А якщо працівник бере кілька різних відпусток одночасно? Розбираємо найпоширеніші складні ситуації, щоб нарахувати відпускні без помилок.

 

Алгоритм розрахунку середньої зарплати для відпускних

Алгоритм розрахунку такий:

1. Потрібно правильно визначити розрахунковий період.
2. Далі обчислити сукупний дохід, тобто певні виплати включити до розрахунку, деякі не будуть включатися.
3. Підрахувати загальну кількість календарних днів у розрахунковому періоді, при чому при необхідності виключити дні, які не будуть брати участі в розрахунку середньої зарплати.
4. Визначити середню зарплату діленням нарахованого заробітку в розрахунковому періоді на календарні дні.
5. Визначити суму відпускних: помножити розраховану середню зарплату на кількість днів відпустки.

 

Правила визначення розрахункового періоду: стандартні ситуації

Як не схибити на самому початку?

Відповідь проста: потрібно знати правило визначення розрахункового періоду. Вони наведені в пункті 2 Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженого постановою Кабміну від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100).

Основі правила такі:

Обчислення середньої заробітної плати для оплати часу відпусток проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.

Це правило стосується працівників, які працюють більше року. Наприклад, відпустка надається у травні 2026 року. Розрахунковим періодом будуть попередні 12 місяців: травень 2025 – квітень 2026 року.

Якщо ж працівник працює на підприємстві менше року, то середня заробітна плата обчислюється виходячи з виплат за фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка.

Так, якщо працівника прийнято на роботу 18 грудня 2025 року, а відпустка надається в травні 2026 року, розрахунковим періодом буде січень-квітень 2026 року.

І якщо у працівника немає повного календарного місяця, що передує місяцю початку відпустки, або якщо в розрахунковому періоді немає заробітку, то тоді середню зарплату визначають виходячи з окладу. А якщо оклад працівника менше розміру мінімальної зарплати, то тоді середню зарплату визначають з мінзарплати.

Це стандартні ситуації.

Як визначити розрахунковий період в більш складних ситуаціях: наприклад, для перехідної відпустки, коли працівнику надають відпустку на поточний та минулий рік, якщо це різні відпустки?

Давайте розбиратися.

 

Перехідна відпустка: як визначити розрахунковий період

Ситуація перша. Відпустка, що переходить на наступний місяць.

Порядком №100 передбачено, що при визначенні розрахункового періоду орієнтуються на місяць початку відпустки. Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в наступному, розрахунковий період для обчислення відпускних визначається відповідно до дати початку відпустки згідно з наказом. Тобто при обчисленні відпускних для перехідної відпустки розраховуємо одну середню з орієнтиром на дату початку відпустки

Наприклад, працівнику надається щорічна відпустка тривалістю 24 дні за поточний робочий рік з 11 травня по 3 червня. Розрахунковим періодом будуть 12 місяців, що передують місяцю, в якому почалась відпустка (травень 2026). Тобто розрахунковим періодом є травень 2025 – квітень 2026 р.

Ситуація друга. Працівнику надається відпустка за поточний робочий рік та невикористані дні відпустки за минулий робочий рік.

Тут також буде орієнтир на дату початку відпустки. Як зазначали, це правило розрахунку середньої зарплати діє і для розрахунку щорічних відпускних за минулі роки

Наприклад, працівник іде у відпустку тривалістю 24 дні з 25 травня по 17 червня. Причому в наказі зазначено, що з цих 24 днів чотирнадцять днів за поточний робочий рік, а десять – за минулий. Розрахунковим періодом в такому випадку буде травень 2025 – квітень 2026 р. Тобто один розрахунковий період і одна середня зарплата будуть використовуватися для оплати такої відпустки.

Але тут будьте уважні! Якщо така відпустка буде оформлена різними наказами, то потрібно буде орієнтуватись на місяць початку кожної відпустки.

Наприклад, якщо буде виданий наказ про відпустку за поточний рік тривалістю 14 днів з 25 травня по 7 червня і другий наказ про надання відпустки за минулий робочий рік тривалістю 10 днів з 8 по 17 червня, то тут буде 2 розрахункових періоди:

• травень 2025 – квітень 2026 р. для першої відпустки;
• та червень 2025 – травень 2026 – для другої відпустки.

 

Різні види відпусток в одному наказі: приклади

Також звертайте увагу на вид відпустки. Нагадаємо, що Законом України від 15.11.1996 №504/96-ВР «Про відпустки» передбачені такі види відпусток:

• щорічні, в тому числі щорічна основна та щорічна додаткова відпустка;
• навчальні;
• творчі;
• соціальні;
• відпустки учасникам бойових дій тощо.

Отже, навіть якщо відпустки оформлені одним наказом, але це різні види відпусток, розрахунковий період слід визначати для кожної такої відпустки окремо, якщо початок таких відпусток приходиться на різні місяці.

Це підтверджували Мінсоцполітики:

Розрахунковий період для обчислення середньої заробітної плати за час відпустки залежить не від місяця видання наказу і кількості цих наказів, а від того, в якому саме календарному місяці згідно з наказом працівникові надається відпустка

Наведемо кілька прикладів.

Приклад перший.

Працівнику надано щорічну основну відпустку тривалістю 10 днів з 25 травня по 3 червня, та щорічну додаткову відпустку за ненормований робочий день тривалістю 4 дні з 4 по 7 червня. Все оформлено в одному наказі. Але не зважаючи на це для кожного виду відпустки потрібно визначати свій розрахунковий період, оскільки початок щорічної основної відпустки приходиться на травень, а щорічної додаткової – на червень.

Отже,

• для щорічної основної відпустки розрахунковим періодом буде травень 2025 – квітень 2026 р.
• для щорічної додатковї відпустки за ненормований робочий день – червень 2025 – травень 2026.

Наступний приклад:

Працівнику надано щорічну основну відпустку тривалістю 14 днів 25 травня по 7 червня та соцвідпустку на дітей тривалістю 10 днів з 8 по 17 червня. Все оформлено в одному наказі.

В цій ситуації, як і в попередній, потрібно визначати два розрахунковий періоди, тому не має значення, що виданий один наказ. Важливим є те, що це різні відпустки і початок кожної приходиться на різні місяці. Отже,

• для щорічної основної відпустки розрахунковим періодом буде травень 2025 – квітень 2026 р.
• для соцвідпустки на дітей – червень 2025 – травень 2026.

 

Висновки

1. Розрахунок середньої зарплати залежить від правильного визначення розрахункового періоду.
2. Якщо відпустка починається в одному місяці, а закінчується в наступному, розрахунковий період визначається відповідно до дати початку відпустки.
3. Для різних видів відпусток потрібно визначати розрахунковий період окремо, якщо початок відпустки приходиться на різні місяці.