Практичне застосування бухгалтерії
(модуль 9 із 12)

Додаткові матеріали

Презентація

---

Текстове розшифрування відео

Особливості та нормативне регулювання організації бухгалтерського обліку

Застосування спеціалізованого програмного забезпечення є інструментом, який полегшує роботу бухгалтера та допомагає справлятися з професійними завданнями. Організація обліку на підприємстві є актуальним питанням у двох випадках: коли спеціаліст є єдиним бухгалтером у компанії, яка розвивається і потребує розширення штату, або коли масштаби бізнесу не змінюються, але виникає потреба оптимізувати внутрішні процеси. Розуміння принципів побудови облікової служби є корисним і для бухгалтерів окремих ділянок, оскільки це дозволяє реально оцінити власні сили та обсяг знань, необхідних для роботи.

Питання організації бухгалтерського обліку регулюються Законом № 996-VIII «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні». Відповідно до п.2 ст.8 цього Закону, визначення форм та методів організації обліку належить до компетенції власників або уповноваженого органу (посадової особи), який здійснює керівництво підприємством відповідно до законодавства та установчих документів. Власник, створюючи компанію, самостійно обирає спосіб організації обліку, яким найчастіше є введення до штату посади бухгалтера або створення окремої бухгалтерської служби на чолі з головним бухгалтером.

Єдиного універсального рішення щодо побудови облікової системи не існує, оскільки структура служби залежить від багатьох індивідуальних критеріїв підприємства.

Критерії оцінки підприємства для побудови облікової служби

Для ефективної організації роботи бухгалтерської служби необхідно проаналізувати такі ключові параметри підприємства:

• Вид діяльності. Облік може бути однотиповим або поєднувати кілька напрямів (наприклад, одночасно виробництво та торгівлю через власні роздрібні точки). Кількість і специфіка видів діяльності безпосередньо впливають на складність процесів та структуру бухгалтерії.
• Організаційна структура. Вона визначає ієрархію, підзвітність та підконтрольність підрозділів усередині компанії.
• Кількість працівників. Обсяг найманого персоналу суттєво збільшує трудовитрати. Нарахування заробітної плати, ведення кадрового та військового обліку вимагають скрупульозності та значного часу для внесення даних. Крім того, чисельність штату є одним із критеріїв визначення розміру підприємства (мікро-, мале, середнє чи велике), що впливає на формат і частоту подання звітності.
• Обсяг річного обороту. Цей показник аналізується виключно в поєднанні з видом діяльності. Наприклад, оборот у 10 мільйонів гривень в оптовій торгівлі, виробництві чи сфері послуг оренди передбачає абсолютно різну складність операцій. Також обсяг доходу визначає статус підприємства як низько- або високодохідного платника податку на прибуток. Згідно з Податковим кодексом України, межа становить 40 мільйонів гривень. Платники з доходом понад 40 мільйонів гривень зобов'язані застосовувати податкові різниці та звітувати щоквартально. Оборот впливає й на рівень податкового навантаження, увагу фіскальних органів та визначення порогу істотності помилок в обліковій політиці. Для компанії з великим доходом похибка в межах 1000 гривень є неістотною, тоді як для малого бізнесу з незначним оборотом така сума може суттєво викривити фінансову звітність.
• Обсяг первинних документів і кількість операцій. У роздрібній торгівлі велика кількість документів зумовлена щоденними Z-звітами, інтенсивним рухом товарів та поверненнями. У сфері оренди облік простіший через фіксацію доходів щомісячними актами. Виробництво та будівництво характеризуються складними процесами, великою кількістю як зовнішніх, так і внутрішніх документів, а також необхідністю ретельного обліку складських залишків. Оптова торгівля має середні показники документообігу, але у випадку здійснення імпортних операцій потребує особливої уваги до розрахунків з нерезидентами.
• Типи господарських операцій. Різноманітність операцій у межах одного виду діяльності (наявність різних ставок ПДВ, ЗЕД, використання грантів, донорських програм, благодійності, робота в межах правових режимів «Дія Сіті» чи оборонного напряму, торгівля підакцизними товарами) розширює коло обов'язків бухгалтера та вимагає специфічних знань.

Взаємодія підрозділів в організаційній структурі компанії

У розширеній структурі підприємства чітко розмежовуються ролі власника, найманого керівника та контролюючих служб. Найманий керівник є підконтрольним власнику, а бухгалтерська служба на чолі з головним бухгалтером підпорядковується безпосередньо керівнику компанії.

Великі та середні підприємства часто створюють окремі відділи внутрішнього контролю та внутрішнього аудиту. Слід розмежовувати ці поняття. Відділ внутрішнього аудиту співпрацює з керівником лише в організаційних питаннях, але функціонально підзвітний виключно власникам підприємства. Покладання функцій аудитора на головного бухгалтера без офіційного структурного розділення створює внутрішній конфлікт інтересів.

Відділ внутрішнього контролю може інтегруватися в структуру бухгалтерії або діяти як окремий підрозділ, що взаємодіє з фінансовою службою. Економічні відділи та служби бюджетування мають власну ієрархію, яка узгоджується з бухгалтерією для забезпечення точок контролю. Касири, які здійснюють розрахункові операції, за наявності торгових точок завжди перебувають у складі бухгалтерської служби та контролюються головним бухгалтером.

Складність та багаторівневість структури може призводити до винесення окремих ділянок на аутсорсинг або залучення зовнішніх консультантів, що є практикою навіть для досвідчених спеціалістів. Наприклад, у великих телекомунікаційних компаніях з інтенсивним потоком кінцевих споживачів ділянку обробки продажів фізичним особам доцільно відокремлювати від загальної бухгалтерії, передаючи до центрального офісу лише фінальні результати обробки даних.

Інструменти автоматизації та способи ведення обліку

Сучасний бухгалтерський облік базується на використанні різноманітних програмних продуктів. Це можуть бути як масові уніфіковані рішення, так і масштабні комплексні системи (наприклад, продукти Microsoft або SAP), які вимагають специфічного підходу до розподілу обов'язків між персоналом.

На організацію обліку впливає впровадження суміжних цифрових інструментів:

• сервісів обміну електронними документами з контрагентами та державними органами;
• Електронного кабінету платника податків;
• внутрішнього електронного документообігу (ЕДО), який чітко регламентує перелік матеріально відповідальних осіб та порядок візування документів;
• технологій штучного інтелекту для автоматичного зчитування та створення первинної документації;
• інтеграції з програмними РРО та автоматичного рознесення банківських виписок.

Невід'ємною частиною організації обліку є визначення способу архівування документів, алгоритм якого має бути затверджений на початкових етапах роботи. Автоматизація цих процесів потребує початкових інвестицій часу, але суттєво економить ресурс компанії в майбутньому.

Формалізація правил обліку та управління персоналом

Результатом аналізу всіх критеріїв діяльності підприємства є офіційне закріплення правил роботи. Основним документом є облікова політика підприємства, яка визначає конкретні методи та принципи ведення бухгалтерського обліку.

Окрім облікової політики, затверджуються:

• Положення про бухгалтерську службу, що фіксує структуру підрозділу та зони відповідальності;
• посадові інструкції для кожної штатної одиниці;
• графіки та програми підвищення кваліфікації працівників, оскільки бухгалтерська сфера вимагає безперервного навчання для збереження професійного рівня.

На основі обсягу документообігу та типів операцій розраховується оптимальна чисельність штату. За великої кількості операцій ділянки розділяються: наприклад, один бухгалтер веде облік внутрішньоукраїнських постачальників, інший — операції з імпорту. Аналогічно розподіляється ділянка реалізації: окремо для роботи з юридичними особами та окремо для контролю роздрібних кас і фізичних осіб.

Обов'язковим елементом управління є встановлення прийнятного рівня взаємозамінності працівників. На період відпусток чи лікарняних інші співробітники мають чітко знати алгоритм виконання обов'язків на суміжній ділянці. Схема організації облікової служби потребує тестування на практиці, оскільки фінальні налаштування та взаємозв'язки точок контролю завжди коригуються безпосередньо в процесі діяльності компанії.