Компенсація за невикористану відпустку: 5 практичних розрахунків середньої зарплати

Компенсація за невикористану відпустку – одна з найбільш «підступних» виплат при звільненні: маленька помилка в розрахунку середньої зарплати може обернутися штрафами та претензіями з боку контролюючих органів. Зокрема, з 2024 року діють оновлені правила визначення розрахункового періоду, і якщо працівник має «старі» дні відпустки, рахувати доведеться за двома різними алгоритмами одночасно. У матеріалі – чіткий покроковий порядок дій і п'ять конкретних прикладів для найтиповіших робочих ситуацій.

 

Як розрахувати середню зарплату для компенсації

Для визначення суми компенсації за невикористану відпустку потрібно середню зарплату помножити на кількість невикористаних днів щорічної відпустки та/або соцвідпустки на дітей.

Щоб не помилитись у сумі компенсації, потрібно правильно розрахувати середню зарплату. Правила її обчислення наведені в Порядку обчислення середньої зарплати, затвердженого постановою Кабміну від 08.02.1995 №100 (далі – Порядок №100). А саме потрібно пройти такі кроки:

• крок 1. Визначаємо розрахунковий період;
• крок 2. Підраховуємо кількість днів у розрахунковому періоді;
• крок 3. Обчислюємо сукупний дохід у розрахунковому періоді;
• крок 4. Розраховуємо середню зарплату шляхом ділення нарахованого заробітку на кількість календарних днів у періоді.

 

Особливості визначення розрахункового періоду

Перший етап – це визначення розрахункового періоду. І тут для компенсації потрібно бути дуже уважним! У загальному випадку обчислення середньої зарплати для виплати компенсації за невикористані відпустки проводиться виходячи з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують виплаті такої компенсації.

Але обчислення середньої заробітної плати для виплати компенсації за невикористані відпустки, на які працівник набув право до 31 грудня 2023 р., проводиться виходячи з виплат, нарахованих у 2023 році.

Тобто якщо у вас є працівник, який працює тривалий час, має невикористані дні відпустки, які йому компенсуються, то потрібно:

• по-перше, визначити кількість днів відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 року та після 1 січня 2024 року;
• по-друге, розрахувати дві середні зарплати. Для днів відпустки, за які виплачується компенсація, право на які виникло до 31.12.2023 – виходячи із заробітку за 2023 рік. А для днів право на які виникло після 01.01.2024 – виходячи із заробітку за останні 12 місяців, що передують місяцю виплати компенсації.

 

 

Практичні приклади розрахунку компенсації

Давайте розглянемо на прикладах.

Приклад 1. Працівник звільняється у квітні 2026 року. При звільненні йому виплачують компенсацію за 79 днів щорічної основної відпустки. 24 дні припадає на період до 31.12.2023 року, а 55 днів – за період з 01.01.2024 року по день звільнення.

У цьому випадку потрібно знайти дві середні зарплати. Це означає, що буде два розрахункових періоди.

1. Один період – січень-грудень 2023 року – використовується для днів відпустки, право на які виникло до 31 грудня 2023 року.
2. Другий період – квітень 2025 – березень 2026 року – для днів відпустки, право на які виникло після 1 січня 2024 року.

Припустимо, що нарахована зарплата у 2023 році склала 110 тисяч гривень. Тоді середня зарплата буде 301,37 грн.

Якщо нарахований заробіток у періоді квітень 2025 – березень 2026 року склав 150 тисяч гривень, то друга середня зарплата буде 410,96 грн.

Відповідно, сума компенсації складатиме 29 тисяч 835 гривень 68 копійок.

Приклад 2. Працівник звільняється у квітні 2026 року. Йому виплачують компенсацію за 67 днів відпустки. З них 12 днів – за період до 31.12.2023, 55 днів – за період з 1 січня 2024 року і по день звільнення. Але працівника прийнято на роботу 28 червня 2023 року.

Тут особливість у тому, що для днів відпустки, право на які виникло до 31.12.2023, середню зарплату визначають виходячи із заробітку за 2023 рік. Оскільки працівник був прийнятий на роботу 28 червня 2023 року, розрахунковим періодом буде липень-грудень 2023 року.

Якщо припустити, що за ці місяці нарахована зарплата склала 54000 грн, то середня зарплата становитиме 293,48 грн.

Якщо нарахований заробіток у періоді квітень 2025 – березень 2026 року склав 150 тис. грн, то друга середня зарплата буде 410,96 грн.

А сама сума компенсації дорівнює 26 тисяч 124 гривні 56 копійок.

Приклад 3. У квітні звільняється працівниця, яка з листопада 2022 року і по день звільнення перебувала у відпустці для догляду за дитиною до 3 та 6 років. Їй виплачується компенсація за 37 днів невикористаної відпустки.

Зверніть увагу! Перебування у відпустці для догляду за дитиною до 3/6 років не зараховується до відпускного стажу

Тобто право на дні відпустки, які компенсують при звільненні, виникло до 31.12.2023 р.

Отже, середню зарплату визначають виходячи із заробітку за 2023 рік. Тобто розрахунковим періодом є січень-грудень 2023. Але в такому періоді немає заробітку.

Тому відповідно до пункту 4 Порядку №100 середню зарплату визначають виходячи з окладу або МЗП. При чому оклад або мінімальну зарплату беруть у тому розмірі, який діє на час розрахунку, тобто на момент виплати компенсації.

Щоб визначити середню зарплату в такій ситуації, застосовуйте формулу: оклад (або мінзарплату) множимо на 12 та ділимо на 365.

Припустимо, що відповідно до штатного розпису, оклад працівниці у 2023 році складав 8000 грн, а у 2026 році – 12000 грн. Для розрахунку середньої зарплати використовуємо оклад 12000 грн, той який діє в місяці звільнення працівниці.

Середня зарплата складає 12000 грн помножити на 12 та поділити на 365, що дорівнює 394,52 грн. А сума компенсації дорівнює 14 тисяч 597 гривень 24 копійки.

Приклад 4. Працівника прийнято на роботу 15.10.2025 р. Звільняється він 14.04.2026 р. У грудні 2025 року працівник хворів і сума лікарняного склала 2500 грн. У березні 2026 року був у щорічній відпустці тривалістю 5 днів, сума відпускних 3000 грн. При звільненні виплачується компенсація за 7 календарних днів щорічної основної відпустки.

У цьому прикладі потрібно визначати одну середню зарплату, тому право на дні відпустки виникло після 1 січня 2024. Тобто спецправило щодо середньої зарплати за 2023 рік не застосовуємо.

Але працівник працював менше року. Пунктом 2 Порядку №100 передбачено:

Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, то розрахунковим періодом буде фактичний час роботи, тобто з першого числа місяця після оформлення на роботу до першого числа місяця, в якому надається відпустка або виплачується компенсація за невикористану відпустку.

Тобто в даному прикладі розрахунковим періодом буде листопад 2025 року – березень 2026 року.

Припустимо, що нарахована зарплата за відпрацьований час склала 70 тисяч гривень. Крім цього, у розрахунковому періоді були нараховані лікарняні та відпускні. Ці виплати будуть також включатись до сукупного доходу, оскільки це прямо передбачено п. 3 Порядку №100.

Немає підстав виключати дні лікарняного та відпустки із розрахункового періоду, оскільки за цей час за працівником зберігався заробіток.

Тобто загальна сума нарахованого заробітку складає 75500 грн.

Відповідно середня зарплата становить 500 грн, а сума компенсації 3500 грн.

Приклад 5. Працівника прийнято на роботу 16 березня 2026 року, а 17 квітня він вже звільняється. Оклад працівника 7800 грн. У цьому прикладі у працівника немає повного календарного місяця. Тому середню зарплату визначають з окладу або мінімальної зарплати.

Оклад працівника 7800 грн, це менше мінімальної зарплати 8647 грн. Тому розрахунок середньої зарплати буде проводитись виходячи з мінімалки. Середня зарплата складає 8647 грн помножити на 12 та поділити на 365, що дорівнює 284,28 грн.

Сума компенсації буде 284,28 грн помножити на 2 дні, що дорівнює 568,56 грн.

 

Висновки

1. Правильний розрахунок компенсації за невикористану відпустку залежить від коректного визначення середньої зарплати та розрахункового періоду.
2. Для відпусток, право на які виникло до 31 грудня 2023 року, середня зарплата розраховується з виплат за 2023 рік, а для періоду після 1 січня 2024 року – застосовують загальні правила визначення розрахункового періоду.
3. У випадках відсутності заробітку або відсутності розрахункового періоду середня зарплата визначається виходячи з окладу або мінімальної заробітної плати.

 

Читайте більше:

Компенсація за відпустку: правила, які допоможуть уникнути помилок

Чи виплачувати компенсацію за 1 день відпустки

Попередній бухгалтер виплатила компенсації за невикористану відпустку більше: як виправити

Компенсація за невикористану відпустку: інструкція та автоматизація розрахунку

Компенсація за невикористану відпустку: чи мають на неї право тимчасові працівники