Нові правила Актів на послуги, роботи та оренду

У бухгалтерських чатах активно обговорюють зміни до Закону про бухоблік. Уже з’явилися гучні висновки: нібито акти скасовують, а послуги можна підтверджувати інвойсом навіть без підпису замовника. Насправді все не так радикально. Закон лише спрощує оформлення первинних документів, але не скасовує їх. І головне – ці правила працюють лише за певних умов. Якщо їх не врахувати, під час перевірки можуть виникнути питання до підтвердження витрат. Розберімося: коли первинний документ може бути без підпису замовника; чи справді інвойс може замінити акт; і що потрібно зробити підприємству вже зараз, щоб нові спрощення можна було безпечно застосовувати на практиці.

 

Що змінив Закон №4791

16 березня Президент України підписав Закон України від 24.02. 2026 №4791-ІХ «Про внесення зміни до статті 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон №4791). Дія документа спрямована на зменшення адміністративного навантаження на бізнес шляхом спрощення документообігу. Його суть – спростити оформлення первинних документів при наданні послуг, робіт та оренди. Законом вносяться зміни в ст. 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

Зверніть увагу, що акти не скасували, первинні документи залишаються обов’язковими. Зміни лише спрощують їх оформлення

Нові правила дозволяють ситуацію, коли у первинному документі відсутні реквізити замовника, а саме:

• посада
• прізвище
• підпис

Але тільки зі сторони замовника.

Зі сторони виконавця всі реквізити залишаються обов’язковими.

 

Коли первинний документ дійсний без підпису замовника

Зверніть увагу, щоб первинний документ був чинним без підпису замовника, повинні виконуватись дві умови

1. У документі має бути вказано:

• дата

або

• період надання послуг.

Наприклад:

• послуги надані у березні 2026 року

або

• 15 березня 2026 року.

Це потрібно для правильного відображення у бухобліку.

2. Це має бути прописано у договорі:

У договорі між сторонами повинно бути зазначено, що:

• первинний документ може бути чинним,
• навіть без підпису замовника.

Без цієї умови спрощення не працює.

За роз’ясненнями Мінекономіки і податківців сторони можуть:

• не використовувати акти виконаних робіт,
• а оформлювати інвойс, підписаний виконавцем.

Такий інвойс може бути первинним документом.

Але важливо розуміти, що інвойс повинен підтверджувати факт надання послуг, а не просто бути рахунком на оплату.

Давайте розглянемо, чим відрізняється інвойс від рахунку-фактури. У міжнародній практиці Invoice – документ, який підтверджує, що:

• послуги надані;
• роботи виконані;
• товар відвантажений.

Тобто він виконує роль:

• акта

або

• видаткової накладної.

На практиці рахунок-фактура – це лише: пропозиція оплатити та намір здійснити операцію.

Тому рахунок-фактура не завжди є первинним документом.

Відповідно до Закону №4791 нові правила не застосовуються, якщо:

• використовуються бюджетні кошти;
• передається в оренду:

• державне,
• комунальне майно;

• договори:

• будівельного підряду,
• проектно-вишукувальні роботи;

• благодійна допомога:

• пожертви,
• гуманітарна допомога.

У цих випадках підпис обох сторін залишається обов’язковим.

 

 

Чи можуть ФОП користуватися новими спрощеннями

Питання застосування нових правил до фізичних осіб-підприємців поки що залишається дискусійним. У законі зазначено, що господарські операції мають бути відображені у бухгалтерському обліку. Водночас ФОП бухгалтерський облік у класичному розумінні не ведуть, тому частина експертів робить висновок, що передбачені законом спрощення на них не поширюються.

Проте існує й інша думка. Деякі фахівці вважають, що згадка про відображення операцій у бухгалтерському обліку – це радше наслідок здійснення господарської операції, а не обов’язкова умова для застосування спрощення. Тобто йдеться лише про загальний принцип: операції повинні відображатися у тому періоді, в якому вони фактично відбулися.

Саме тому багато експертів допускають, що фізичні особи-підприємці також зможуть користуватися новими спрощеними правилами оформлення документів. Остаточну ж позицію з цього питання, ймовірно, сформують офіційні роз’яснення податкових органів.

А тепер розберемося у якому періоді відображати витрати. Одним із базових принципів бухгалтерського обліку є правило, за яким господарські операції відображаються у тому періоді, коли вони фактично відбулися. Це означає, що момент складання або підписання первинного документа не завжди визначає період відображення витрат.

Тому навіть якщо акт виконаних робіт або наданих послуг оформлено пізніше чи підписано через певний час, витрати слід визнавати у тому періоді, коли послуги фактично були надані.

Наприклад, якщо послуги були надані у грудні 2025 року, акт складено у січні 2026 року, а підписано лише у березні 2026 року, витрати все одно мають бути відображені у бухгалтерському обліку за грудень 2025 року. Це відповідає принципу нарахування, за яким доходи та витрати відображаються у тому звітному періоді, до якого вони належать.

 

Як підготуватися до нових правил оформлення документів

Закон №4791 набирає чинності з першого числа місяця, наступного за місяцем його опублікування. Щоб скористатися новими спрощеннями на практиці, підприємствам варто переглянути свої договори, документи та внутрішні процедури.

1. Потрібно оновити договори з клієнтами. Це ключова вимога закону. У договорі бажано прямо прописати, що первинні документи за надані послуги можуть оформлюватися без підпису замовника. Наприклад, додати пункт з таким формулюванням:

Передання робіт підрядником і прийняття їх замовником оформляється актом, підписаним обома сторонами. У разі відмови однієї із сторін від підписання акта про це вказується в акті і він підписується другою стороною. Акт, підписаний однією стороною, може бути визнаний судом недійсним лише у разі, якщо мотиви відмови другої сторони від підписання акта визнані судом обґрунтованими.

Також слід визначити строк, протягом якого замовник може висловити заперечення. Якщо за цей час зауважень не надійшло, документ вважається погодженим.

2. Варто визначитися, який саме документ підтверджуватиме надання послуг. Підприємство може і надалі використовувати акт наданих послуг або перейти на інвойс чи інший документ. Головне, щоб у ньому були всі необхідні реквізити: назва документа, дата або період надання послуг, сторони операції, опис послуг, сума та підпис виконавця.

3. Потрібно оновити шаблони первинних документів. Бухгалтерії або юристам варто підготувати нові форми актів чи інвойсів, у яких буде зазначено період надання послуг і передбачено підпис лише виконавця. Це особливо актуально для компаній, які використовують електронний документообіг.

4. Бажано врегулювати порядок надсилання документів. У договорі або внутрішніх правилах доцільно визначити, яким способом документи передаються замовнику, коли вони вважаються отриманими та який строк відводиться для заперечень. Це може бути електронний документообіг, електронна пошта або особистий кабінет клієнта.

5. Варто перевірити, чи немає винятків. Спрощений порядок не застосовується у випадках, коли використовуються бюджетні кошти, передається в оренду державне або комунальне майно, виконуються будівельні роботи або йдеться про благодійну чи гуманітарну допомогу. У таких ситуаціях підпис обох сторін залишається обов’язковим.

6. І нарешті, потрібно провести інструктаж для працівників. Насамперед це стосується бухгалтерів і менеджерів, які працюють з клієнтами та документами. Вони повинні розуміти, коли документ може бути без підпису замовника, у яких випадках підпис обов’язковий і як правильно фіксувати відсутність заперечень з боку клієнта.

 

Висновки

1. Акти ніхто не скасовував. Первинні документи як були, так і залишаються основою бухгалтерського обліку. Просто законодавці дозволили бізнесу трохи більше гнучкості в їх оформленні.
2. З’являється можливість не чекати підпису замовника. Якщо у документі є інформація про дату або період надання послуг і якщо сторони заздалегідь погодили такий порядок у договорі, то відсутність підпису, посади чи прізвища зі сторони замовника вже не буде порушенням. Це особливо полегшить життя тим, хто працює з великою кількістю клієнтів або з фізичними особами.
3. Закон фактично підштовхує бізнес до більш гнучких форм документів. Це може бути не лише акт, а й інвойс або інший документ, який містить всю необхідну інформацію про господарську операцію. Головне – щоб із нього було зрозуміло, що послуги дійсно надані, у який період і на яку суму.

 

Шаблони та зразки документів:

Рахунок-фактура

Рахунок/Invoice для готельних послуг

 

Читати більше:

Нові правила актів на послуги: хто виграє, а кому нічого не зміниться

Електронний договір: правила укладення та підпису

Первинні документи на підприємстві

Один акт, а дата підписання у замовника і виконавця різні. Які наслідки

Односторонній підпис первинних документів: Кабмін пропонує суттєве спрощення для бізнесу

Акти послуг, робіт та оренди по-новому: податківці про Закон №4791

 

Мінікурси на тему:

Підпис головного бухгалтера – зона ризику чи гарантія безпеки

Акт звірки взаєморозрахунків: зразок, який врятує у спорах з контрагентом

Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради