Акти без підпису замовника: новий закон прийнято!

24 лютого Верховна Рада прийняла у другому читанні законопроєкт №14023, яким оновлюються правила оформлення первинних документів з надання послуг, виконання робіт та надання майна в оренду. Йдеться про можливість для бізнесу передбачати в договорі спрощений порядок підписання актів – без обов’язкових реквізитів зі сторони замовника за певних умов. Розглянемо детальніше суть цих умов.

 

Чому виникла потреба у змінах

Бізнес неодноразово звертався до профільного Комітету ВРУ з питань фінансів, податкової та митної політики із закликом переглянути вимоги до підписання актів наданих послуг.

З одного боку, паперове оформлення та пересилка актів створюють додаткове адміністративне навантаження та відволікають підприємців від основної діяльності. З іншого – підписаний акт є інструментом захисту інтересів замовника, адже підтверджує факт і обсяг наданих послуг.

Нарешті вдалося знайти компроміс: не скасовувати вимоги повністю, а надати сторонам право вибору. Тобто бізнес самостійно визначатиме в договорі, чи застосовувати спрощений порядок з урахуванням власних ризиків і внутрішніх процесів.

Законопроєктом від 08.09.2025 №14023 внесені зміни до статті 9 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні».

До цього часу первинні документи (у паперовій або електронній формі) мають обов’язкові реквізити, зокрема:

• назву документа;
• дату складання;
• назву підприємства;
• зміст і обсяг господарської операції;
• посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення операції;
• особистий підпис або інші дані для ідентифікації особи.

Відповідно до порівняльної таблиці до проєкту Закону, після прийняття змін, якщо в акті або іншому первинному документі зазначено, коли саме були надані послуги, виконані роботи чи надано майно в оренду, то відсутність підпису, посади чи прізвища представника замовника (або орендаря) не вважається порушенням.

Але за двох умов:

• у письмовому договорі між сторонами прямо прописано, що документи можна оформлювати за спрощеною процедурою;
• ці операції вчасно відображені в бухгалтерському обліку – саме в тому періоді, коли вони фактично відбулися.

Тобто якщо сторони заздалегідь домовилися у договорі про спрощення і правильно ведуть облік, відсутність другого підпису не буде проблемою.

 

Які винятки передбачені

Зверніть увагу, що нові правила не застосовуватимуться до низки операцій

Спрощення не поширюється на:

• послуги, оплачені за рахунок публічних (бюджетних) коштів;
• договори найму (оренди) державного або комунального майна;
• договори будівельного підряду та проєктно-вишукувальні роботи;
• договори про пожертву, благодійну або гуманітарну допомогу.

Для таких операцій зберігаються чинні вимоги до оформлення первинних документів.

 

 

На що звернути увагу бухгалтерам і юристам

У разі остаточного ухвалення закону варто:

• переглянути типові договори та, за потреби, включити до них положення про спрощений порядок оформлення актів;
• чітко прописати механізм підтвердження надання послуг та їх оплати;
• забезпечити коректне відображення господарських операцій у бухгалтерському обліку в періоді їх здійснення;
• оцінити податкові та договірні ризики відмови від підпису замовника.

Водночас не слід забувати, що навіть за спрощеної моделі первинний документ повинен містити достатньо даних для ідентифікації господарської операції та її сторін.

Запропоновані зміни це крок до більш гнучкого та цифровізованого документообігу. Вони можуть зменшити бюрократичне навантаження, особливо для компаній, які працюють у сфері послуг із великою кількістю однотипних операцій.

Закон почне діяти з першого числа місяця, який настане після місяця його офіційного опублікування

Після того як закон набере чинності:

• Кабінет Міністрів має протягом трьох місяців переглянути свої постанови та інші документи і привести їх у відповідність до нового закону;
• також уряд повинен забезпечити, щоб міністерства та інші центральні органи влади оновили свої нормативні акти відповідно до цього закону;
• Національному банку України рекомендовано протягом трьох місяців також переглянути та оновити свої документи, щоб вони відповідали новим правилам.

Тобто після старту дії закону державні органи матимуть три місяці, щоб «підтягнути» свої правила під нові норми.

 

Висновки

1. Закон дає бізнесу право працювати без другого підпису в актах – якщо це прямо передбачено договором і операції коректно відображені в обліку.
2. Відповідальність за ризики переходить до сторін договору: важливо правильно прописати умови та механізм підтвердження послуг.
3. Спрощення не стосується бюджетних коштів, державного та комунального майна, будівельних контрактів і благодійної допомоги – там діють старі правила.

Загалом це крок до менш формалізованого та більш цифрового документообігу, але користуватися новими можливостями слід обережно й системно.

 

Читати більше:

Нові правила актів на послуги: хто виграє, а кому нічого не зміниться

Електронний договір: правила укладення та підпису

Первинні документи на підприємстві

Один акт, а дата підписання у замовника і виконавця різні. Які наслідки

Односторонній підпис первинних документів: Кабмін пропонує суттєве спрощення для бізнесу

 

Мінікурси на тему:

Підпис головного бухгалтера – зона ризику чи гарантія безпеки

Акт звірки взаєморозрахунків: зразок, який врятує у спорах з контрагентом

Делегування права підпису: правила, зразки та практичні поради