Обшук у компанії: покроковий гід для бухгалтерів і керівників

Часто бухгалтер стає тим, хто зустрічає «маски-шоу» замість ранкової рутинної кави. Розберемо покроково, як діяти під час обшуку силовиками: що перевіряти одразу, як захистити документи й цифрові дані, а також як контролювати процес, щоб мінімізувати кримінальні наслідки для компанії. Пояснимо, чому правильна поведінка під час обшуку – це не бравада, а навичка, яка може врятувати вашу фірму від втрат і серйозних юридичних наслідків.

Усі думають, що обшуки трапляються «десь там», поки одного робочого дня дзвінок у двері не зупиняє вашу руку з чашкою кави. За кілька хвилин у кабінеті стоять люди у формі і «цікавляться» вашими серверами, документами й флешками. Директор недоступний, юрист у заторі, секретарка шокована – і саме ви маєте діяти. Без паніки, без помилок, що коштують мільйонів, і без «підпишіть тут».

Найчастіше обшуки бізнесу відбуваються в межах кримінального провадження за ухилення від сплати податків (ст. 212 Кримінального кодексу України), але не обмежуються лише цим. Правоохоронці можуть проводити обшуки й у межах економічних чи інших кримінальних справ. Бухгалтер і керівник мають бути завжди напоготові: від їхніх дій і помилок залежить, наскільки болючими для компанії стануть наслідки. Розглянемо покроково, як діяти від моменту появи слідчих до післяобшукових дій.

 

Крок 1. Перевірка законності обшуку

Обшук можливий лише на підставі ухвали слідчого судді (ст. 234 Кримінального процесуального кодексу України, далі – КПК). Виняток – невідкладні випадки, пов’язані з порятунком життя, майна чи безпосереднім переслідуванням підозрюваного (ч. 3 ст. 233 КПК; ухвала Шевченківського районного суду від 09.09.2022 у справі №761/18296/22; постанова ВС від 05.04.2023 у справі №683/1200/18).

Копія ухвали має бути вручена представнику підприємства (директору, бухгалтеру, юристу або іншій особі, яка перебуває на підприємстві). Останньому слід одразу перевірити в копії ухвали:

• прізвища осіб, яким дозволено проводити обшук;
• строк дії ухвали – не більше одного місяця з дня постановлення (постанова ВС від 28.03.2023 у справі №234/22081/19);
• слідчого або прокурора, який подав клопотання (постанова ВС від 08.02.2021 у справі №331/5362/15-к);
• положення нормативно-правового акту, на підставі якого ухвала постановлена;
• відомості про підприємство, зокрема адресу приміщення, яке підлягає обшуку;
• конкретні речі, документи або осіб, для виявлення яких проводять обшук.

Наприклад, якщо адреса в ухвалі не збігається із фактичною адресою компанії (згідно з правовстановлюючими документами, технічним паспортом, договором оренди тощо), де правоохоронці бажають провести обшук, або строк дії ухвали сплив, це підстава відмовити їм у доступі.

Якщо правоохоронці усе ж наполягають на проведенні обшуку та намагаються потрапити до офісу, незважаючи на порушення:

• спокійно поясніть, що ухвала містить невідповідності, тож вони не мають законних підстав входити до приміщення;
• чітко заявіть, що не даєте згоди на добровільний доступ, і за можливості зафіксуйте це (відео, свідки, письмова фіксація);
• одразу викличте поліцію та повідомте, що невідомі особи або представники правоохоронних органів намагаються незаконно потрапити до приміщення – це допоможе офіційно зафіксувати факт порушення.

При цьому не намагайтеся блокувати доступ силою. Такі дії не захистять компанію, а лише створять додаткові ризики. Практика показує: якщо правоохоронці вирішили потрапити до приміщення, вони зроблять це будь-що – навіть із застосуванням сили, зі зламом дверей, замків тощо. Натомість ваше головне завдання – зберегти спокій і зафіксувати всі процесуальні порушення, щоб потім використати їх для захисту інтересів підприємства через суд. Будьте активною стороною, яка контролює процес і зберігає документи, а не пасивною жертвою.

 

Крок 2. Повідомлення керівництва та виклик адвоката

Контакт із керівником, юристом чи адвокатом – перше, що має зробити бухгалтер, якщо саме йому випало щастя зустрічати «маски-шоу».

Адвокат зможе контролювати законність дій правоохоронців, супроводжувати їх і фіксувати порушення. Причому закон зобов’язує слідчого чи прокурора допустити адвоката на будь‑якому етапі обшуку (ч. 3 ст. 236 КПК).

Керівнику бажано заздалегідь укласти договір з адвокатом або адвокатським об’єднанням, повідомити про контакти бухгалтеру, юристу, секретарю та охороні. Якщо обшуки проводять одночасно за кількома адресами – варто забезпечити присутність адвокатів у кожному місці.

 

Крок 3. Захист цифрової інформації, документів

Сьогодні дуже часто обшуки супроводжуються вилученням комп’ютерної техніки, серверів, флешок, доступів до «хмар», паролів.

Бухгалтер має пильнувати, щоб:

• не залишати записаних логінів і паролів на папірцях, не допускати, щоб співробітники лишали паролі на моніторах;
• за можливості – вимкнути сервер, ноутбуки, відключити доступ до хмари, щоб ускладнити доступ слідчих до інформації.

Навіть найбільш продумана система кібербезпеки не врятує, якщо працівник залишає записку з паролем – таких прикладів сотні.

Контролюйте вилучення техніки та документів. Вилучена річ або документ у протоколі має бути описані так, щоб їх можна було ідентифікувати (постанова ВС від 24.09.2020 у справі №306/2629/17). Тобто у протоколі обшуку має бути чіткий опис кожного елементу: серійний номер, модель, кількість і конкретна назва, реквізити документів. Наприклад: «ноутбук ASUS X515, серійний № …», «флеш‑накопичувач Kingston 32 GB», «папка «фінанси 2023», 45 аркушів». Якщо опис у протоколі нечіткий, типу «червона флешка» чи «папка на зав’язках із документами», – буде складно довести, що саме вилучено.

Уважно перевіряйте у протоколі кожен пункт і ставте підпис тільки після згоди адвоката. При цьому не підписуйте протокол, якщо не прочитали або є сумніви. Так само не підписуйте порожніх бланків і не дозволяйте проводити вилучення без опису. Це важливо для подальшого повернення майна та оскарження неправомірних дій. Зважте також, що підпис адвоката або його зауваження в протоколі – один із найсильніших аргументів у подальшому захисті.

 

Крок 4. Присутність та контроль дій слідчих

Не залишайте правоохоронців без нагляду. Ваше завдання – стежити, щоб нічого не підкинули і не вилучили поза протоколом. Ба більше, ви можете власноруч фіксувати на відео проведення обшуку, аби убезпечитися від неправомірних дій силовиків. При цьому в жодному разі не перешкоджайте законним діям слідчих.

 

Крок 5. Поведінка під час допитів

Під час обшуку чи після нього слідчий може спробувати допитати не лише бухгалтера, а й інших співробітників компанії.

Ви маєте право вимагати присутності адвоката і скористатися правом на мовчання (ст. 63 Конституції України). Адвокат контролює цей процес, фіксує спроби примусу, неправомірні запити. Тому не давайте пояснень без адвоката. Якщо слідчий говорить «підпишіть пояснення» – спершу прочитайте і проконсультуйтеся з адвокатом.

 

Крок 6. Післяобшукові дії

Після завершення слідчих дій, обов’язково отримайте копії протоколу обшуку і опису вилученого майна. У них перевірте: чи є детальний перелік вилучених документів/техніки, чи наявні підписи усіх сторін, у т. ч. адвоката.

Передайте копії керівництву та адвокату, зробіть резервні копії описаного. У подальшому, якщо контролюючий орган запитуватиме вилучені документи, зможете повідомити: «документи вилучено, ось копія протоколу». Не завадить також зробити фото/відео обстеженого приміщення після виходу слідчих.

 

Крок 7. Підготовка до можливих наступних перевірок

Обшук – часто лише початок ланцюжка: після нього можливі додаткові допити, запити, слідчі дії.

Тому рекомендуємо не розслаблятися: одразу скласти внутрішній план дій на випадок проведення обшуку та інших супроводжуючих його дій – хто оповіщає керівництво та адвоката, хто відповідає за базу даних та місце зберігання ключових фінансових, податкових, господарських та кадрових документів, їх резервне копіювання, хто контролює сервер.

Навчіть персонал правильно реагувати та спілкуватися із правоохоронцями: посилатися на право мовчати, чекати адвоката, діяти відповідно до плану.

Після обшуку не завадить зробити внутрішній звіт: що вилучено, коли, на підставі якої ухвали, що передано адвокату.

Доцільно також моніторити судові рішення – знати приклади, коли докази визнавали недопустимими, і використовувати їх у стратегії захисту. Добре продумана система дозволить уникнути хаосу.

 

Висновки

1. Обшук – це не хаос, якщо ви керуєте процесом. Законність ухвали, чіткі межі дозволеного та фіксація кожної дії слідчих — це ваші інструменти стримування, завдяки яким компанія не перетвориться на беззахисного спостерігача.
2. Адвокат і дисципліна персоналу – бронежилет бізнесу. Заздалегідь укладений договір, прописані внутрішні інструкції та вміння сказати «чекаємо адвоката» захищають сильніше, ніж будь-які сейфи та замки.
3. Найбільші втрати після обшуку – через неувагу до дрібниць. Нечіткий опис вилучених речей, поспішні підписи, незадокументовані порушення або відсутність резервних копій – це типові помилки, що ускладнюють повернення майна й послаблюють позицію компанії в подальших слідчих діях.

 

Читати більше:

Обшук та арешт активів: загрози та стратегія реагування

Кримінальна відповідальність за ухилення від сплати податків

Кримінальна відповідальність за ухилення від сплати ЄСВ