ФОП змінив прізвище: що, коли та як потрібно оновити

Зміна прізвища ФОП потребує оновлення інформації в усіх державних реєстрах і системах обліку. Це важливо, адже від коректності даних залежить робота електронних сервісів, подання звітності, реєстрація ПРРО/РРО, отримання витягів і навіть чинність електронного підпису. У цьому матеріалі ми розглянемо повний алгоритм дій для ФОП після зміни прізвища – від оновлення даних у ЄДР до синхронізації ПРРО та податкових реєстрів.

 

Оновлення даних у податковій інспекції

Якщо ФОП змінив прізвище, то потрібно оновити дані в усіх державних реєстрах та сервісах. Процедура не складна, але вимагає послідовності дій та уважності до деталей

Першим кроком буде подання форми 5-ДР до податкової. Це потрібно, щоб внести зміни до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків. Згідно п. 70.7 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та п. 1 розд. IХ Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Мінфіну від 29.09.2017 №822 фізичні особи – платники податків зобов’язані протягом місяця з дня зміни даних подати до контролюючого органу заяву за формою №5-ДР для оновлення відомостей, що вносяться до облікової картки платника податків.

Ця форма є в електронному кабінеті платника податку, в розділі «ЕК для громадян». До форми потрібно прикріпити скан-копію паспорта з новим прізвищем. Після обробки заяви податкова оновить ваші персональні дані в обліковій системі.

Крок два. Отримуємо нову картку платника податків – це довідка з вашим ідентифікаційним кодом. Після зміни прізвища податкова видає оновлену картку з тим самим ідентифікаційним кодом, але вже з новим прізвищем. Отримати її можна у податковій за місцем реєстрації

 

Внесення змін до Єдиного державного реєстру

На наступному етапі потрібно внести зміни по ФОП до Єдиного державного реєстру (далі – ЄДР). Це можна зробити онлайн – через портал «Дія» або офлайн – через держреєстратора у ЦНАПі або нотаріуса, який виконує функції держреєстратора.

Зверніть увагу, що зміни можна внести в будь-якому ЦНАПі на території України, незалежно від задекларованого місця проживання чи адреси реєстрації ФОП

Якщо подаєте документи офлайн через ЦНАП, то підготуйте пакет документів, який зазвичай включає:

• заяву на внесення змін за формою 1;
• квитанцію про сплату адміністративного збору.
• копії паспорта громадянина України та довідки про присвоєння ідентифікаційного коду з новим прізвищем. Також при собі потрібно мати оригінали цих документів.

Якщо документи подає уповноважена особа, необхідно додатково мати нотаріально посвідчену довіреність на проведення реєстраційних дій. Держреєстратор залишає цю довіреність у матеріалах справи. Після внесення змін ФОП отримує оновлену Виписку з ЄДР.

Якщо зміни будуть проводитись через «Дію», то це можна зробити в розділі «Послуги» – «Підприємництво» – «Внесення змін про ФОП». Сповіщення про результат надійде на пошту та в кабінет громадянина. Оновлену Виписку можна отримати в кабінеті громадянина в розділі Отримані документи. Після внесення змін перевірте, чи оновилося прізвище ФОП в Електронному кабінеті платника податків.

Якщо ФОП є платником єдиного податку, то на наступному етапі вносяться зміни в Реєстр платників єдиного податку. Зауважимо, що згідно з п. 298.4 ПКУ, у разі зміни прізвища, імені чи по батькові фізичної особи-підприємця, заяву потрібно подати протягом одного місяця з дня внесення таких змін.

Для цього подається Заява за формою F0102003 з відміткою «Внесення змін». Заповніть заяву повністю, навіть ті розділи, де зміни не відбуваються, оскільки податкова оновлює всі дані на підставі останньої поданої Заяви. Зокрема:

• у полі 5.4 поставте позначку навпроти пункту «внесення змін щодо прізвища, імені, по батькові фізичної особи – підприємця»;

• у полі 6 вкажіть усі місця провадження діяльності;

• у полі 8 – усі КВЕДи;

• не забудьте заповнити також рядки 7 і 9.

Через декілька днів після подання заяви потрібно надіслати Запит на отримання Витягу з Реєстру платників єдиного податку та отримати Витяг із оновленими даними.

 

Оновлення електронного цифрового підпису та перереєстрація РРО/ПРРО

Також після зміни прізвища слід обов’язково зробити нові ключі електронного цифрового підпису. У разі зміни прізвища, ім’я по-батькові підприємця діючі ключі підлягають скасуванню. Для цього потрібно звернутись до АЦСК з відповідною заявою на зміну статусу кваліфікованого сертифіката відкритого ключа. Після скасування КЕП формується новий пакет документів та отримуються нові ключі.

Після генерації нового КЕП в ДПС нічого подавати не потрібно, достатньо направити до податкової перший електронний документ, підписаний новим ключем, це і буде підтвердженням нового сертифіката та приєднанням до договору про визнання електронних документів.

На наступному етапі проводимо перереєстрацію ПРРО. Для цього потрібно подати Заяву за формою 1-ПРРО із позначкою «Перереєстрація». Заява повністю заповнюється, але зміни вносяться лише в частині прізвища, інші дані повторюються.

При цьому, повторно подавати форму 20-ОПП не потрібно, адже вона стосується об’єктів оподаткування, а не персональних даних підприємця. Уся раніше подана інформація за формою 20-ОПП залишається актуальною.

Так як попередній КЕП стає недійсним, то після зміни сертифікату відкритого ключа потрібно подати форму 5-ПРРО для зміни підпису касира. Після цього обов’язково синхронізуйте дані ПРРО через функцію «Синхронізація даних з ДПС», щоб інформація в програмі відповідала актуальним даним з Електронного кабінету.

Якщо ФОП використовує РРО, подайте Заяву за формою №1-РРО із позначкою «Перереєстрація» та зверніться до сервісного центру обслуговування РРО, щоб оновити реєстраційні дані. Після внесення змін перевірте, щоб у фіскальних чеках відображалося нове прізвище ФОП.

 

Інші необхідні дії: ліцензії, банки, контрагенти

Якщо ФОП є платником ПДВ, то проходити перереєстрацію не потрібно. Перереєстрація платника ПДВ у разі зміни прізвища проводиться автоматично – без подання окремої заяви платником ПДВ. Такі зміни контролюючий орган вносить на підставі відомостей, отриманих із ЄДР.

Якщо ФОП має ліцензії чи дозволи, то необхідно подати відповідні заяви для внесення змін до них. ФОП, які мають ліцензії, зобов'язані протягом 30 календарних днів з дня зміни прізвища подати до органу ліцензування заяву про внесення змін до відомостей, що містяться в Єдиному реєстрі ліцензіатів.

Також після зміни прізвища потрібно оновити інформацію в Реєстрі застрахованих осіб. ФОП може це зробити самостійно в особистому кабінеті на порталі ПФУ. Для цього у меню ліворуч у розділі «Комунікації з ПФУ» слід обрати пункт «Анкета для зміни даних в Реєстрі застрахованих осіб». Або ж подати заяву про внесення змін особисто до територіального органу Пенсійного фонду України.

Якщо ФОП здійснює зовнішньоекономічну діяльність та акредитований на митниці, то потрібно внести зміни до акредитаційної картки через Єдине вікно на сайті митниці

Які ще кроки потрібно зробити ФОП:

1. Повідомте обслуговуючий банк про зміну прізвища, подавши заяву та необхідні документи згідно з регламентом банку.
2. Також повідомте контрагентів про зміни. Укладати додаткові угоди до чинних договорів не обов’язково. Достатньо повідомити контрагентів про зміну прізвища у довільній формі.

А от що стосується трудових договорів з найманими працівниками, то безпечніше буде укладання додаткових угод з новими реквізитами ФОП.

 

Висновки

1. Зміна прізвища ФОП вимагає внесення змін до ЄДР, Реєстру фізичних осіб, Реєстру платників єдиного податку та інших реєстраційних документів.
2. Обов’язково отримайте новий електронний ключ, адже старий стає недійсним.
3. Контрагентів необхідно повідомити про зміну прізвища у довільній формі, а трудові договори краще оновити через додаткові угоди.

 

Шаблони та зразки документів:

Заява про реєстрацію ПРРО (форма 1-ПРРО)

 

Читайте більше:

Працівниця змінила прізвище: дії роботодавця

Як змінити групу ФОП у 2025: усі підводні камені та інструкція

ФОП на єдиному податку: які клієнти і контрагенти під (не)забороною

Як легко вести кілька ФОПів і не заплутатися: секрети ефективної роботи

 

Мінікурси на тему:

Відкрили ФОП? Які податки платити та як звітувати у місяці реєстрації

Мобілізовані ФОП: як отримати пільги та повернути податки у 2025 році

ФОП відкрився та закрився в одному році: як звітуватись та повторно повернутись на ЄП

ФОП працює в різних містах: куди платити податки та як звітувати за найманих працівників і «за себе»