Чи знаєте ви, що не всі ФОП зобов'язані вести товарний облік? Розбираємо, хто саме повинен документувати рух товарів та наводимо покрокову інструкцію з оформлення документів, заповнення форми обліку та зберігання паперів. У статті – все, що потрібно знати про товарний облік для уникнення проблем з контролюючими органами.

Хто зобов'язаний вести товарний облік

Облік товарних запасів ведуть суб'єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій та/або в безготівковій формі при продажу товарів у сфері торгівлі та громадського харчування. Це обов’язкова вимога статті 3 Закону України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» та Порядку ведення обліку товарних запасів для фізичних осіб - підприємців, у тому числі платників єдиного податку, затвердженого наказом Мінфіну від 03.09.2021 №496 (далі – Порядок №496). Але стосується вона не всіх.

Облік товарних запасів повинні вести ФОП загальної системи оподаткування, а також ФОП-платники єдиного податку третьої групи, які одночасно платниками ПДВ. Крім того, товарний облік повинні вести всі ФОП, які реалізують, технічно складні побутові товари, що підлягають гарантійному ремонту, лікарські засоби й вироби медичного призначення, ювелірні та побутові вироби з дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння тощо.

Отже, ФОП на загальній системі та ФОП третьої групи-платники ПДВ зобов’язані вести облік товарних запасів незалежно від того, які товари вони реалізують. А всі інші ФОП-платники єдиного податку ведуть товарний облік запасів, якщо вони реалізують вищевказані товари, тобто технічно складні побутові товари, лікарські засоби і вироби медичного призначення, ювелірні товари тощо.

Форма ведення товарного обліку

Форму, за якою ведеться товарний облік, наведено у додатку до Порядку №496.

ФОП може вести облік товарних запасів у паперовій або електронній формі. У разі обрання електронного формату ФОП самостійно обирає програмне забезпечення та спосіб внесення даних до Форми обліку з дотриманням вимог Порядку №496.

Порядок заповнення форми обліку

Облік ведеться шляхом систематичного внесення до Форми інформації про надходження та вибуття товарів на підставі первинних документів. Записи оформлюються в хронологічному порядку.

Якщо на початок обліку у ФОП є залишки товарів, потрібно скласти первинний документ – опис залишку товарів у довільній формі. У ньому зазначаються: найменування товарів, кількість (з одиницями виміру) та їх вартість, визначена самим ФОП. На підставі цього опису вноситься перший запис до Форми обліку.

Перший запис про залишки товарів до Форми обліку ФОП не вносить, якщо він є новоствореним або лише розпочинає реалізацію товарів, які передбачають ведення обліку товарних запасів, і у нього відсутні залишки товарів на дату виникнення такого обов'язку. У цьому разі ФОП фіксує перший документ на придбання товару, потім вносить дані про надходження та реалізацію товарів.

Отже після того, як ФОП склав опис залишку і вніс перший запис до Форми обліку про цей опис, далі він заповнює у ній у хронологічному порядку інформацію про всі первинні документи про придбання чи надходження товарних запасів та про вибуття товарних запасів.

Первинні документи та їх реквізити

До первинних документів належать:

опис залишку товарів;
накладні, транспортні документи, митні декларації;
акти закупки, фіскальні чи товарні чеки, інші документи з необхідними реквізитами.

Обов’язкові реквізити первинних документів, які вказуються у Формі обліку, такі:

вид документа;
дата;
номер та дані постачальника або отримувача товару, тобто його назва, податковий номер або код ЄДР.

Також слід вказати загальну вартість товарів за первинним документом.

У разі надходження товару у Формі обліку вказують:

номер рядка, дату запису;
реквізити документа (назва, дата, номер);
дані постачальника (назва, податковий номер);
вартість товару за документом.

Вибуттям товару вважається:

продаж без РРО;
переміщення товарів між об’єктами ФОП;
повернення;
втрата;
використання для власних потреб.

Під час вибуття товару у Формі зазначають:

номер рядка, дату запису;
реквізити документа;
дані покупця (назва, податковий номер);
вартість товару.

Зверніть увагу! Вибуття товарів, реалізованих із застосуванням РРО/ПРРО, у Формі обліку не фіксується.

Слід враховувати, що один ФОП може мати кілька окремих Форм обліку. Це пов’язано з тим, що для кожного місця продажу (господарського об’єкта) або місця зберігання товарів (складу) необхідно вести власну Форму обліку та оформлювати відповідні документи на переміщення товарів між такими об’єктами.

Особливості зберігання документів

Форму обліку та первинні документи слід зберігати безпосередньо за місцем реалізації товарів (господарському об’єкті) до моменту вибуття останнього товару, зазначеного в цих документах.

Щомісяця ці документи групуються у хронологічному порядку відповідно до записів у Формі обліку і надалі підшиваються разом із нею для зберігання.

Висновки

Обов’язок ведення товарного обліку мають ФОП на загальній системі, ФОП-єдинники 3 групи – платники ПДВ, а також усі ФОП, які продають окремі категорії товарів (побутову техніку, ліки, ювелірні вироби тощо), незалежно від форми оплати.
Форма обліку ведеться у паперовому або електронному вигляді, за встановленою формою, із фіксацією всіх надходжень і вибуття товарів на підставі первинних документів.
Перший запис у Формі обліку – це опис залишку товарів, якщо вони були в наявності на момент початку ведення обліку. Якщо залишків немає, перший запис – документ на першу поставку.
Окрема Форма обліку має вестися на кожне місце торгівлі або зберігання товарів. Переміщення товарів між об’єктами ФОП потрібно документально оформлювати.

Статті на тему:

Товарний облік у ФОП

Строки зберігання документів

Первинні документи на підприємстві

Лише раз на рік, до Дня бухгалтера й аудитора: спеціальні ціни та грандіозні розіграші! Дізнатись більше

Товарний облік запасів у ФОП: правила і порядок ведення

Товарний облік запасів у ФОП: правила і порядок ведення