Факсиміле може стати зручним інструментом для підписання документів – але чи завжди його застосування законне? У яких випадках його використання є допустимим, а де категорично заборонено? Розбираємося в умовах, ризиках і правилах оформлення, щоб уникнути прикрих юридичних наслідків.

Правові засади використання факсиміле

Факсиміле є інструментом, що дозволяє відтворювати власноручний підпис за допомогою печатки чи кліше. Його принцип роботи полягає у використанні спеціального штампа або пристрою, який точно відтворює підпис, попередньо створений особою.

У випадку фізичного факсиміле, створюється печатка, що має матрицю підпису, яка при натисканні залишає ідентичний відбиток.

У цифровому форматі відтворення здійснюється за допомогою електронних засобів, що дозволяють інтегрувати підпис у документацію.

Використання факсиміле регулює стаття 207 Цивільного кодексу України. Ця норма дозволяє його застосування лише у випадках, визначених законом або письмовою угодою між сторонами. Додатково це питання можуть регулювати інші нормативно-правові акти, наприклад, закони, що визначають порядок оформлення податкової звітності, банківської документації чи ведення бухгалтерського обліку.

Рекомендуємо ознайомитися із галузевими інструкціями та положеннями для чіткого розуміння вимог щодо використання факсиміле.

Умови та порядок оформлення права на використання факсиміле

Хоча факсиміле є аналогом власноручного підпису, але воно не відображає особистої волі особи, чий підпис відтворено. Тож для того, щоб забезпечити законність використання факсиміле, необхідно укласти письмову угоду між сторонами. Така угода має містити зразки факсиміле, чітко визначати умови та сфери його застосування (які саме документи підпадають під цю домовленість), а також відповідати вимогам чинного законодавства.

Не обов’язково оформляти таку домовленість у вигляді окремого документа. Достатньо включити до договору пункт, який передбачає можливість використання факсимільного підпису, а також надати зразок власноручного підпису представника сторони, що підписує договір. Цей підпис надалі відтворюватиметься за допомогою факсиміле. У будь-якому випадку, як сам договір із зазначеним пунктом, так і додаткова угода або додаток, що регулює використання факсиміле, повинні бути підписані представниками сторін особисто.

Сфера застосування та заборони

Факсиміле можна використовувати у таких документах, як договори (угоди), у тому числі зовнішньо-економічні, товарні та видаткові накладні, ТТН, акти приймання-передачі товарів, наданих послуг (виконаних робіт) тощо.

Законодавство не містить заборони щодо засвідчення копій документів за допомогою факсиміле.

Особливу увагу варто звернути на застосування факсиміле у первинних документах. Первинні документи є основою для бухгалтерського обліку та звітності, тому їх юридична сила має бути беззаперечною. Законодавство та податківці допускають використання факсиміле на первинних документах лише за умови, що це чітко визначено у письмовій угоді між сторонами.

Виняток: типові та спеціалізовані форми, авансовий звіт.

Так працівник, який отримував кошти, зобов’язаний особисто підписати авансовий звіт. Тому використання факсиміле в цьому випадку є неправомірним. Щодо затвердження авансового звіту, застосування факсиміле керівником можливе за умови документального закріплення такого права, хоча контролюючі органи можуть не погодитися з цією позицією. Якщо ж директор є підзвітною особою, використання ним факсиміле в авансовому звіті є недопустимим.

Зважте, що використання факсиміле на первинних документах може вимагати додаткового узгодження з контрагентами, щоб уникнути непорозумінь чи відмови у прийнятті документів. Тому доцільно завчасно обговорити це питання у договірних відносинах і визначити чіткі правила його використання. У випадках порушення цих вимог документи можуть бути визнані недійсними, що створює додаткові юридичні ризики для обох сторін.

Натомість є чіткий перелік документів, де факсиміле заборонено використовувати.

Так не дозволяється використання факсиміле у податковій звітності, оскільки пункт 48.5 Податкового кодексу України передбачає, що податкові декларації мають бути підписані власноруч керівником або уповноваженою особою.

Податкова звітність є дійсною за наявності власноручного підпису на паперовому документі або кваліфікованого електронного підпису в електронному.

Не може бути підписана факсиміле і фінансова звітність. Відповідно до статті 11 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», її мають підписувати особисто керівник і бухгалтер підприємства.

У банківських і касових документах факсиміле теж заборонене згідно з Інструкцією про безготівкові розрахунки в національній валюті користувачів платіжних послуг, затвердженою постановою правління Національного банку України від 29.07.2022 №163 (далі – НБУ) та Інструкцією про порядок організації касової роботи банками та проведення платіжних операцій надавачами платіжних послуг в Україні, затвердженою постановою НБУ від 25.09.2018 №103, а також Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою НБУ від 29.12.2017 №148.

Ідеться, зокрема, про розрахункові чеки та платіжні інструкції, прибуткові та видаткові касові ордери. Не передбачено застосування факсиміле також для підпису податкових накладних. На цьому, власне, акцентують увагу податківці в Узагальнюючій податковій консультації з питань застосування факсиміле при складанні первинних документів, документів бухгалтерської та податкової звітності, затвердженої наказом Державної податкової служби України від 22.11.2012 №1047. Усі податкові накладні скріплюються кваліфікованим електронним підписом посадових осіб платника податку.

Серед інших документів, де використання факсиміле не допускається, – векселі та трудові книжки.

Організація контролю та мінімізація ризиків

Для уникнення правових ризиків важливо правильно оформити процес використання факсиміле. Це включає підготовку не лише письмової угоди, а й видання внутрішнього наказу щодо його використання та докладної інструкції (регламенту, положення) про його застосування.

У документі слід детально визначити порядок виготовлення та знищення факсиміле, а також процедури його обліку, видачі, використання та зберігання.

Необхідно окреслити перелік осіб, які мають право застосовувати факсиміле, і тих, хто відповідає за його збереження; цей перелік має бути затверджений окремим наказом. Усі зазначені особи повинні бути ознайомлені з положенням під підпис.

Також слід передбачити перелік документів, які дозволяється підписувати за допомогою факсиміле. У цьому розділі доцільно включити застереження про те, що на окремих документах застосування факсиміле допускається лише за умови, якщо така можливість передбачена відповідним договором або угодою з контрагентом.

У документі варто регламентувати порядок контролю за цільовим використанням факсиміле, а також встановити періодичність і порядок проведення його інвентаризації.

Разом зі зручністю факсиміле має ризики.

Наприклад, у разі недотримання вимог щодо його використання можливі серйозні наслідки, зокрема визнання документа недійсним. На практиці є випадки, коли неправомірне (несанкціоноване) використання факсиміле призводило до розірвання контрактів або викликало необхідність у додаткових перевірках з боку податківців.

Шаблони та зразки:

Наказ про використання факсиміле директора

Угода про використання факсимільного підпису

Інструкція порядок використання факсиміле директора при оформленні первинних документів

Стаття на тему:

Документальні податкові перевірки

Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків

Факсиміле у документах: коли (не)дозволено та як уникнути ризиків