ШІ для бухгалтера: від рутини до стратегії за 7 хвилин

Майбутнє бухгалтерії вже настало – разом зі штучним інтелектом! Дізнайтесь із відео, як автоматизувати рутину, оптимізувати робочі процеси та зробити крок від цифр до стратегічного управління.

З якими проблемами стикається бухгалтер, який не використовує штучний інтелект?

1. Рутина вбиває час. Внесення даних, звірка, пошук займає дуже багато вашого часу.
2. Людський фактор. Ризик помилок та штрафів зростає.
3. Інформаційне перевантаження. Зміни законодавства та новини.
4. Нестача часу. Аналіз та стратегія відходять на задній план.

Саме тут на допомогу приходить штучний інтелект. Він новий помічник, а не конкурент.

 

Кейс 1. Автоматизація первинних документів

Раніше на опрацювання великого об'єму документів бухгалтер витрачав цілі години. Зараз це можна зробити швидко за допомогою чату.

Як це зробити?

1. На телефон встановлюємо застосунок чату GPT і запускаємо.
2. Натискаємо на плюсик і одразу вибираємо камеру.
3. Робимо фото тих документів, які мені треба відсканувати.
4. Після фотографування документів потрібно набрати на клавіатурі або ж взагалі просто голосом сказати промт:

Проаналізуй ці накладні та створи таблицю з колонками: дата, постачальник, номер документа, сума без ПДВ, ПДВ, загальна сума і найменування товара. Всі ці дані сформуй, будь ласка, в таблицю Excel.

З'явиться таблиця, яку можна побачити на екрані. Тут вказаний постачальник, номер документа, сума документа, ПДВ, загальна сума, найменування товару. Тобто вся необхідна інформація, яка в нас є. Цю таблицю ми можемо завантажити або одразу відправити собі на пошту.

Якщо нам треба додати ще якісь дані в цю таблицю, ми можемо повторно сформувати запит, і чат GPT нам повністю сформує нову таблицю з необхідними даними.

 

Кейс 2. Перевірка контрагентів

Припустимо, нам треба з вами перевірити декілька контрагентів, з якими ми плануємо заключити нову угоду.

Як ми можемо це швидко зробити за допомогою чату GPT?

Ми з вами вводимо необхідний промт, а також назву наших контрагентів.

Промт виглядає наступним чином:

Перевір цих контрагентів за критеріями: час роботи на ринку, фінансова стабільність, репутація, ризики, рейтинг та короткі рекомендації.

Цей коротенький промт одразу завантажуємо в новий чат з чатом GPT і очікуємо на результат. У результаті отримуємо дуже детальну інформацію.

Чат GPT посилається на такі ресурси, як Control, OpenDatabot та ті дані, які зараз доступні з держреєстра. І робить нам короткий огляд по кожному з контрагентів – скільки працює, яка фінансова стабільність, репутація тощо. Також дає суб'єктивну оцінку і додає рекомендації. Як бачимо, це займає лише кілька хвилин.

 

Кейс 3. Бюджет за 1,5 хвилини

Якщо ви формуєте на вашому підприємстві фінансовий бюджет, то вам треба його аналізувати. А також, можливо, робити розрахунок прогнозних даних. Зі штучним інтелектом ви можете це зробити дуже швидко.

Що нам треба для цього?

Треба відкрити новий чат. Можна використовувати ChatGPT або Claude. У чат підвантажуємо файл у форматі Excel або CSV. І вводимо запит:

На основі цих даних за 12 місяців створи прогноз доходів на наступний квартал. Плановий бюджет витрат по категоріях. Ризики та можливості. Проаналізуй і дай рекомендації для оптимізації.

У результаті отримуємо аналіз фінансового плану. Я його створила попередньо – на основі показників фермерського господарства. Тут є:

• проаналізовані доходи,
• що саме реалізовувалося,
• витрати,
• грошові залишки,
• сезонність,
• прогнозовані доходи по місяцях,
• плановий бюджет по категоріях витрат.

Максимально швидко. Дуже багато даних для аналізу. Ви можете їх структурувати і надавати керівнику або використовувати особисто для професійних рішень.

 

Кейс 4. Договір за 2 хвилини з ШІ

Це дуже зручно. Наприклад, у вас є типовий договір, у якому треба замінити контрагента. Ви можете завантажити цей договір у чат GPT. Це може бути Word або навіть фото. В чаті пишемо промт:

Проаналізуй цей договір та створи аналогічний, але замість поточного замовника вкажи нового — із адресою та банківськими реквізитами.

Якщо треба змінити пункт, просто додаємо до запиту:

Пункт такий-то заміни на такий-то.

ChatGPT сформує новий договір. Можна одразу попросити PDF або Word-версію. Це економить години часу. І гарантує, що умови збережено, як і суми, терміни, вартість тощо.

 

Експрес-ШІ: бухгалтерські лайфхаки за мить

• Пояснення бухгалтерських операцій простою мовою для керівника.
• Формування посадових інструкцій.
• Шаблони листів – податкових, банківських тощо.
• Пояснення бухгалтерських проводок (наприклад, дебет 361, кредит 702).
• Перевірка розрахунків: лікарняні, декретні, зарплата.
• Аналіз банківських виписок (з анонімізованими даними).

 

Коротко про важливе

Штучний інтелект для бухгалтера – це:

1. Економія часу.
2. Автоматизація рутинних задач.
3. Аналіз великих обсягів даних.
4. Виявлення помилок.
5. Сучасний підхід – клієнти це цінують.
6. Робота з бюджетами.

Що зробити вже сьогодні?

• Встановіть мобільний застосунок ChatGPT або Claude.
• Відкрийте ШІ у браузері.
• Завтра спробуйте один кейс.
• На цьому тижні – автоматизуйте одне рутинне завдання.

 

Пам’ятайте: ШІ не замінить бухгалтера. Але бухгалтер, який використовує ШІ, точно замінить того, хто ні.