Завищили лікарняні? Готуйте пояснення і повертайте кошти ПФУ

Це нова рубрика – мінікурси від 7eminar про актуальні питання оподаткування. Сьогодні поговоримо про помилки, допущені при нарахуванні виплат за лікарняними.

Безперечно такі помилки потребують обов'язкової реакції з боку бухгалтера, оскільки їх ігнорування може призвести до фінансових санкцій. Тому розглянемо порядок виправлення таких помилок. Але почнімо з типових помилок, яких слід уникати.

Перша помилка. Нарахування суми допомоги без урахування обмеження її розміру для осіб, які мають страховий стаж менше 6 місяців протягом останніх 12 місяців перед настанням страхового випадку. Важливо пам'ятати, що для таких осіб розмір лікарняних розміром мінімальної заробітної плати, встановленої у місяці настання страхового випадку, тобто початку хвороби.

Друга помилка. Нарахування лікарняних за дні відпустки без збереження заробітної плати, неоплачуваного простою, прогулів, що припадають на період тимчасової непрацездатності. У такому випадку допомога нараховується лише за дні непрацездатності, починаючи з дня, коли працівник мав вийти на роботу після відпустки, простою чи прогулу.

Крім того, серед помилок, що можуть бути допущені при нарахуванні лікарняних, це неправильне визначення загального страхового стажу працівника, помилкове визначення розрахункового періоду або врахування при обчисленні середньої зарплати тих виплат, на не було нараховано ЄСВ.

Тож як виправляти помилку, якщо суму лікарняних було завищено?

Якщо страхувальник виявляє таку помилку, то доцільно діяти за таким алгоритмом.

Насамперед потрібно провести перерахунок суми допомоги та відобразити суму коригування в бухгалтерському обліку на підставі бухгалтерської довідки.

Наступний крок. Протягом 3 робочих днів з дня виявлення помилки повернути надмірну суму допомоги на окремий рахунок Пенсійного фонду. Також потрібно письмово повідомити головне управління Пенсійного фонду України в області за основним місцем обліку страхувальника про факт повернення коштів і про причину помилки, тобто потрібно надати обґрунтоване пояснення причини повернення коштів.

Крім того, важливо подати корегуючу заяву-розрахунок через особистий кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг Пенсійного фонду України. Покроковий алгоритм подання корегуючої заяви-розрахунку ви можете знайти в описі до цього відео.

Також потрібно утримати із заробітної плати працівника зайво виплачені йому лікарняні. Це можна зробити, якщо завищення суми допомоги відбулося внаслідок лічильної помилки. А підставою для утримання є відповідний наказ.

Якщо помилку буде виявлено після подання Податкового розрахунку за звітний місяць, у якому її допущено, то слід внести відповідні коригування. Для цього слід вказати у звітному додатку Д1 у графі 10 місяць, за який виправляється помилка. А у графах 16, 17, 20 - суму завищення лікарняних та ЄСВ, зазначаємо зі знаком «мінус».

І декілька слів про відповідальність страхувальника. У разі завищення суми допомоги, виплаченої застрахованій особі за рахунок Пенсійного фонду, страхувальник зобов'язаний відшкодувати Фонду в повному обсязі неправомірно витрачену суму страхових коштів. Тому, якщо страхувальник виявляє факт завищення суми допомоги, яка була виплачена працівнику за рахунок коштів Пенсійного фонду, то він повинен повернути ці кошти самостійно.

А якщо завищену суму допомоги виявить безпосередньо Пенсійний фонд, то за результатами перевірки до страхувальника можуть бути застосовані такі санкції:

• штраф за порушення порядку використання страхових коштів у розмірі 50 % завищеної суми допомоги;
• штраф за несвоєчасно повернуті або повернуті не в повному обсязі страхові кошти у розмірі 10 % таких сум;
• пеня в розмірі 0,1% несвоєчасно повернутих або повернутих не в повному обсязі страхових коштів і штрафних санкцій, розрахована за кожний день прострочення платежу.

Підсумуємо:

1. Помилки при нарахуванні лікарняних можуть призвести до фінансових наслідків – найпоширенішими з помилок є неправильне визначення страхового стажу, розрахункового періоду, а також нарахування лікарняних за періоди, які не підлягають оплаті, або без урахування встановлених обмежень.
2. Бухгалтер зобов’язаний оперативно виправити виявлену помилку – для цього необхідно провести перерахунок, внести коригування в облік, повернути зайво виплачені кошти до Пенсійного фонду та повідомити його про це з поясненням причин.
3. Виправлення помилки потребує подання коригуючої заяви-розрахунку через особистий кабінет страхувальника – це обов’язкова дія для офіційного обліку змін та правильного відображення даних у звітності.