Як працює автоматична фіскалізація через Нову Пошту та NovaPay

Налаштування автоматичної фіскалізації після плат на Новій пошті потребує правильного поєднання Нової пошти, NovaPay і Checkbox. Таке поєднання надає можливість зробити ланцюг чеків із передоплатою за реквізитами рахунку IBAN і післяплатою на Новій пошті

Синхронізація Нової пошти, NovaPay і Checkbox

Найпоширеніша помилка серед підприємців, які працюють із доставкою товару та інтернет-торгівлею, є фіскалізація лише після плати на Новій пошті за наявності передоплати на розрахунковий рахунок. Закон України від 06.07.1995 №265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» (далі – Закон про РРО). вимагає видавати чек на повну суму покупки. Неможливо видати чек лише на суму післяплати.

Синхронізувавши Нову пошту, NovaPay і Checkbox, можна створити ланцюг чеків із передоплатою, забезпечивши правильну фіскалізацію. Для початку необхідно зареєструватися в бізнес-кабінеті Нової пошти і завантажити додаток NovaPay, зареєструватися у ньому, відкрити рахунок фізичної особи, рахунок ФОП і укласти договір із NovaPay. Можна зв'язатися з менеджером NovaPay для налаштування отримання післяплат не на рахунок в NovaPay, а на рахунок у бажаному банку.

У бізнес-кабінеті Нової пошти потрібно перейти до налаштувань, вибрати підменю «Безпека» і знайти ключ, який необхідно скопіювати для подальшого використання в checkbox.

В Checkbox необхідно перейти у розділ «Каси» і вибрати активну касу. У випадаючому списку відкрити «додати токен Нова пошта». У верхньому полі вставити скопійований токен, прописати номер телефону підприємця і зберегти налаштування.

Створення ланцюга чеків

Для створення ланцюга чеків потрібно перейти до меню «Продаж». При виборі товару необхідно прописати його повну вартість, наприклад, 4750 грн. Далі активується кнопка «Передоплата» і обирається спосіб надходження передоплати. При роботі з передоплатою за реквізитами IBAN, натискається «Інше» і вибирається відповідний пункт. При внесенні суми передоплати (500 грн) система показує повну вартість товару, передоплату 500 грн, післяплату 4250 грн і загальну суму до сплати 4750 грн.

Після виконання команди «видати чек» система відображає залишок післяплати 4250 грн, безготівкову передоплату та засіб оплати «інтернет-банкінг». Такий чек містить всі обов'язкові реквізити згідно з Положенням про форму та зміст розрахункових документів/електронних розрахункових документів, затвердженому наказом Міністерства фінансів України від 21.01.2016 №13 (далі – Положення №13) про форму і зміст розрахункових документів.

Для формування чека на післяплату необхідно знайти створений чек на передоплату в розділі «Передоплати». Після натискання «зробити післяплату» потрібно вибрати «експрес-накладна» і ввести номер накладної з Нової пошти. Важливо активувати опцію відправки чека по SMS, оскільки автоматичний чек, який буде фіскалізований при здійсненні післяплати покупцем на Новій пошті, надійде покупцю через SMS.

Створений чек на післяплату можна знайти в розділі «експрес-накладні». Він відображається зі статусом «очікує оплату» на суму 4250 грн. Після здійснення післяплати на Новій пошті статус чеку автоматично змінюється на «фіскалізовано». Зручність такого механізму полягає в тому, що фіскалізація чеку на післяплату відбувається не в момент створення посилки, а в момент фактичного здійснення післяплати.

Налаштування відправки чеків покупцю

Для налаштування відправки чеків через SMS покупцю необхідно перейти до налаштувань, у розділі «Модулі» активувати «відправка чеків по SMS». Для забезпечення роботи цієї функції потрібно перейти до розділу «Оплата» і поповнити баланс на відправку SMS із фіскальним чеком.

Така система роботи з післяплатами забезпечує правильну фіскалізацію відповідно до вимог законодавства. При цьому не виникає питань щодо моменту визнання доходу, оскільки фіскалізація відбувається автоматично в момент здійснення оплати, а чеки автоматично надсилаються клієнтам.