Заява-розрахунок для сумісників: як уникнути помилок

З 4 квітня 2025 року сумісникам нараховують допомогу від ПФУ. А це означає, що для отримання цих коштів, страхувальнику потрібно заповнити заяву-розрахунок. Давайте розберемо основні правила заповнення та подання заяви-розрахунку на отримання коштів для виплати лікарняних / декретних сум для сумісників.

Заява-розрахунок лікарняних: чим передбачено

З 01 січня 2023 року діє оновлений Закон України від 23.09.1999 №1105-XIV«Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування» (далі – Закон №1105). Згідно із ним всі питання стосовно оплати лікарняних / декретних починаючи з 1 січня 2023 року керує Пенсійний фонд України.

І щоб отримати фінансування від фонду, потрібно подати заяву-розрахунок. Так, відповідно до ст. 26 Закону №1105 підставою для фінансування страхувальників територіальними органами уповноваженого органу управління є оформлена за встановленим зразком заява-розрахунок, що містить інформацію про нараховані застрахованим особам суми страхових виплат за їх видами.

Проте, на сьогодні, ПФУ не розробив власні нормативно-правові акти, які б регулювали ці питання. На сайті Пенсійного фонду є, поки що, проєкт постанови Пенсійного фонду «Про затвердження Порядку фінансування страхувальників для надання страхових виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням». При чому у додатку 1 до цього Порядку наводиться нова форма заяви-розрахунку та повідомлення про виплату страхових коштів.

Набуде чинності новий порядок з дня офіційного опублікування цієї постанови. А до того дня продовжуємо керуватись Порядком фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України №12, яким затверджено форму та строки подання заяви-розрахунку (постанова ПФУ від 21.12.2022 №28-3), далі Порядок №12..

Заяву-розрахунок слід подати протягом 5 робочих днів з дня прийняття рішення про призначення матзабезпечення.

Подати заяву-розрахунок можна 2 способами:

• в електронній формі, через Єдиний державний вебпортал електронних послуг або вебпортал електронних послуг ПФУ,

• у паперовій формі разом з електронною формою на електронному носії інформації до головного управління Пенсійного фонду України в областях та м. Києві за основним місцем обліку страхувальників.

Лікарняні / декретні сумісникам після 4 квітня 2025 року

Починаючи з 04.04.2025 повернули нарахування лікарняних / декретних сумісникам в повній сумі. Нагадаємо, що з 01 січня 2023 року допомога по тимчасовій непрацездатності та по вагітності та пологах виплачувалася лише за основним місцем роботи. І отримати виплату лікарняних за сумісництвом працівник міг лише у разі відсутності такої допомоги за основним місцем роботи.

Ця норма діяла майже два роки. Проте, Законом України від 18.12.2024 №4158-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо загальнообов’язкового державного соціального страхування», були внесені відповідні зміни до статті 22 Закону №1105.Тепер по страховим випадкам, які почались

Детальніше це питання розглянуто у статті «Призначення лікарняних сумісникам до та після 4 квітня 2025 року».

Отже, тепер і роботодавці сумісників мають призначати лікарняні / декретні та подавати заяву-розрахунок до ПФУ. Проте тут потрібно враховувати певні нюанси.

Заповнення заяви-розрахунку лікарняних сумісникам

Для початку наведемо основні правила формування заяви-розрахунку.

Правило 1. Заява-розрахунок подається до Пенсійного фонду України через особистий електронний кабінет страхувальника на вебпорталі електронних послуг. Якщо немає можливості подати заяву-розрахунок в електронній формі, то скласти та подати її до будь-якого сервісного центру ПФУ можна у паперовій формі.

Правило 2. В одній заяві-розрахунку обмежено максимальну кількість листків непрацездатності до 200 штук.

Правило 3. Під час формування заяви-розрахунку в е-форматі використовується інформація з електронного листка непрацездатності та Реєстру застрахованих осіб.

Правило 4. Для подання заяви-розрахунку укладати окремий договір із ПФУ про визнання КЕП не потрібно.

Правило 5. Для паперових та електронних листків непрацездатності формуємо окремі заяви-розрахунки.

Якщо суміснику нарахована допомога по тимчасовій непрацездатності або допомога по вагітності та пологах, дані про такі виплати відображають в додатку 1.1 до заяви розрахунку.

Якщо заява-розрахунок формується в електронному вигляді, то певна інформація підтягується автоматично, деяку слід перевірити чи заповнити самостійно.

Далі наведемо, як заповнити графи табличної частини додатку 1.1 заяви-розрахунку, за формою, наведеною у Порядку №12.

Графа 1. Зазначаємо порядковий номер. Пам’ятаємо про обмеження в 200 лікарняних в одній заяві-розрахунку.

Графи 2, 3 та 4. Зазначаємо прізвище, ім'я та по батькові працівника, в тому числі сумісника.

Графа 5. Вказуємо № страхового свідоцтва (відповідає податковому номеру платника податків) або серію та номер паспорта працівника.

Графа 6. Зазначають вид відносин, у яких перебуває страхувальник із застрахованою особою. Так, якщо допомогу призначено:

• за основним місцем роботи, проставляють «1»;

• за місцем роботи за сумісництвом (у тому числі внутрішнім) – «2».

• якщо на допомогу претендує ФОП – «3».

• якщо допомогу призначено особі, з якою був укладений цивільно-правовий договір на виконання робіт (надання послуг), проставляємо «4».

Таким чином, якщо лікарняні / декретні нараховані суміснику, то в цій графі слід проставити ознаку 2.

Графи 7, 8. Заповнюють дані щодо серії та номеру листка непрацездатності (далі – ЛН).

Зверніть увагу! В електронній заяві-розрахунку номер ЛН заповнюється автоматично.

Крім того, номер Е-ЛН відрізняється від номеру паперового ЛН. Оскільки в електронного лікарняного відсутня серія, то у графі 7 ставимо «хрестик», а у графі 8 – унікальний номер електронного лікарняного. Він присвоюється листку непрацездатності в електронному реєстрі автоматично і за цим номером може бути ідентифіковано випадок тимчасової непрацездатності та всі пов’язані з ним документи в реєстрі електронних листків непрацездатності.

При заповненні графи 7,8 для лікарняних / декретних сумісників тут є важливий нюанс!

Допомога по тимчасовій непрацездатності працівникам за місцем роботи за сумісництвом призначається на підставі копії ЛН. При чому:

• якщо страховий випадок оформлений паперовим листком непрацездатності, то підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності за місцем роботи за сумісництвом є копія листка непрацездатності, завірена підписом керівника і печаткою (за наявності) за основним місцем роботи. Відповідно у заяві-розрахунку проставляємо серію та номер такого ЛН;

• якщо страховий випадок засвідчений електронним листком непрацездатності, то в електронному кабінеті страхувальника за місцем роботи сумісника відображається цифрова копія е-лікарняного, яка відрізняється від оригіналу порядковим номером копії, що додається до унікального номера е-лікарняного через крапку ХХХХХХ-ХХХХХХХХХХ-Х.1. Проте «1» після крапки це технічна інформація про те, що це копія е-лікарняного, а застрахована особа працює за сумісництвом. Номер копії не вважається складовою частиною унікального номера е-лікарняного. Тож при формуванні заяви-розрахунку страхувальником для працівників за сумісництвом необхідно зазначати номер їхнього листка непрацездатності до знака крапки. Про це також зазначали і в ПФУ.

Наприклад, якщо суміснику виданий ЛН, то у роботодавця за сумісництвом в кабінеті страхувальника буде відображатись копія е-ЛН із таким умовним номером 1234567-123456789-1.1, то в заяві-розрахунку слід зазначати номер такого ЛН до крапки: 1234567-123456789-1.

Графа 9. Зазначаємо інформацію щодо первинного ЛН або продовження. Якщо лікарняний лист «Первинний» до графи 9 проставляється «1», якщо «продовження» – «2».

В графі 10 зазначають причину непрацездатності.

Зверніть увагу: для паперових та електронних листків непрацездатності такі причини непрацездатності відрізняються!

Нижче в таблиці наведемо причини непрацездатності для паперових та електронних листків непрацездатності.

Графи 11 та 12. Заповнюємо період непрацездатності, а саме вказуємо дати, з якої і по яку включно був непрацездатний працівник (з урахуванням днів хвороби, оплачуваних за рахунок коштів роботодавця). Якщо заява-розрахунок заповнюється на електронні ЛН, то ці графи заповнюються автоматично.

Зверніть увагу! Якщо лікарняний лист оплачується повністю за рахунок коштів роботодавця (наприклад, працівник був непрацездатний 5 календарних днів або менше), то дані про такий лікарняний лист до Заяви-розрахунку потрапити не повинні.

У графах 13 та 14 вказуємо кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які підлягають оплаті – загальну кількість та дні, які підлягають оплаті за рахунок коштів ПФУ. Наприклад, якщо сумісник хворів з 07.04.2025 по 16.04.2025, в графі 13 зазначаємо всі календарні дні тимчасової непрацездатності згідно із ЛН (10 днів), а в графі 14 кількість днів, які оплачені за рахунок ПФУ (5 днів).

У графі 15 зазначаємо загальну суму лікарняних з урахуванням оплати перших п’яти днів хвороби за рахунок роботодавця та суму декретних.

А в графі 16 – тільки суму для допомоги, що фінансується ПФУ.

Зверніть увагу! В заяві-розрахунку система автоматично проставляє суму лікарняного за даними СПОВ. Він обчислюється ПФУ автоматично за даними, які містяться в системі персоніфікованого обліку відомостей про застрахованих осіб. Тобто за тими даними, які страхувальник зазначив у додатку 1 до Податкового розрахунку.

Проте не завжди ці дані актуальні. Тому страхувальник проставляє фактично нараховані суми лікарняного, а у полі нижче зазначає причини таких розбіжностей (якщо вони є). Причину розбіжностей слід вибрати із випадаючого переліку. Якщо в перелік немає потрібної вам причини, то оберіть «Інше – Коментар страхувальника» і в полі «Причина розбіжності суми – інша» впишіть саме вашу причину. Також за бажанням до заяви-розрахунку страхувальник може додати скан-копії документів, які підтверджують правильність розрахунку суми страхових виплат.

Графа 21 та 22. Тут зазначають страховий стаж працівника – загальний та за останній рік. Заповнюють в повних місяцях.

Крім того, як і для звичайних працівників в інших графах слід зазначити:

• в електронній заяві-розрахунку категорію застрахованої особи (це може бути особа, віднесена до 1-3 категорії осіб, постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС; ветеран війни; донор; особа, віднесена до жертв нацистських переслідувань тощо). Зазначаємо для працівників-пільговиків і обираємо категорію з наведеного списку. Також слід додати скан-копії документів, підтверджуючих право на пільгу таких осіб;

• номер посвідчення (для осіб, віднесених до 1-3 категорії осіб, постраждалих внаслідок аварії на ЧАЕС);

• кількість днів тимчасової непрацездатності, що підлягають оплаті постраждалим на ЧАЕС за рахунок фонду;

• суму лікарняних (у гривнях із копійками), яка виплачується постраждалим на ЧАЕС за рахунок фонду;

• дата направлення на МСЕК (за наявності).

Висновки

1. З 04.04.2025 лікарняний може призначатися за основним місцем роботи та за сумісництвом.
2. Підставою для оплати листка непрацездатності сумісника є копія паперового лікарняного або цифрова копія е-лікарняного.
3. Для отримання фінансування на оплату лікарняних / декретних суміснику до ПФУ слід подати заяву-розрахунок.
4. Для сумісників, у тому числі внутрішніх сумісників в заяві-розрахунку слід зазначити тип місця роботи – категорію «2».
5. При формуванні заяви-розрахунку страхувальником для працівників за сумісництвом необхідно зазначати номер їхнього листка непрацездатності до знака крапки.

Статті на тему:

Лікарняні сумісникам після 4 квітня 2025 року: приклади розрахунку

Призначення лікарняних сумісникам до та після 4 квітня 2025 року

Лікарняні сумісникам: оновлення у сфері соцстрахування з 4 квітня 2025 року

Заява-розрахунок лікарняних на порталі ПФУ

Лікарняні та декретні сумісникам: нові правила з 4 квітня

Помилки в розрахунку лікарняних та декретних: алгоритм виправлення

Сервіси для бухгалтера:

Калькулятор середня зарплата – лікарняні